Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary albo szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeśli badania profilaktyczne wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym. Przepisy nie wskazują ustawowej maksymalnej kwoty refundacji, jednak przyjęte w firmie zasady muszą pozwalać na rzeczywiste wykonanie obowiązku wynikającego z przepisów BHP.
Podstawą dofinansowania jest orzeczenie lekarskie potwierdzające konieczność stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze oraz dokument potwierdzający poniesiony wydatek. W praktyce sposób finansowania okularów i soczewek nadal powoduje jednak wiele wątpliwości.
Kiedy pracodawca musi zapewnić okulary lub szkła kontaktowe?
Obowiązek powstaje wtedy, gdy łącznie zostaną spełnione określone warunki. Pracownik, praktykant lub stażysta musi korzystać podczas pracy z monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dodatkowo badanie okulistyczne wykonane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej musi wykazać potrzebę stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze.
Zasady te wynikają z § 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Od 17 listopada 2023 r. przepisy obejmują nie tylko okulary, ale także szkła kontaktowe. Oznacza to, że jeśli lekarz wskaże konieczność pracy w soczewkach i wykluczy okulary, pracodawca powinien sfinansować szkła kontaktowe.
Pracodawca nie może odmówić ich finansowania, jeżeli lekarz wyraźnie zaleci takie rozwiązanie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik może bez przeszkód korzystać z okularów. Wtedy nie może samodzielnie wymagać od pracodawcy finansowania soczewek zamiast okularów. Decyzję może regulować wewnętrzna polityka firmy, która może także pozwalać pracownikowi wybrać jedną z tych form korekcji. Pracodawca musi przy tym przestrzegać zasady równego traktowania zatrudnionych.
Ile pracodawca powinien zwrócić za okulary?
Przepisy nie określają maksymalnej ani minimalnej ustawowej kwoty refundacji.
Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r., sygn. DD3/033/30/CRS/11/95, wskazał dwa możliwe sposoby realizacji obowiązku. Pracodawca może sam zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe zgodne z zaleceniem lekarza. Może też uzgodnić z pracownikiem ich zakup, a następnie zwrócić poniesione koszty na podstawie faktury.
Firma może więc określić własny limit refundacji. Nie może on być jednak ustalony na poziomie, który w praktyce uniemożliwi zakup korekcji wzroku odpowiadającej parametrom wskazanym przez lekarza medycyny pracy.
Limit powinien odpowiadać rzeczywistym kosztom zakupu wymaganych okularów albo szkieł kontaktowych. Zbyt niska kwota może oznaczać jedynie pozorne wykonanie obowiązku BHP.
Przyznanie symbolicznego dofinansowania, np. w wysokości od 50 do 100 zł, może zostać zakwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Za niewłaściwe wykonanie obowiązków z zakresu BHP grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł na podstawie art. 283 § 1 Kodeksu pracy.
Jakie dokumenty są potrzebne do refundacji?
Podstawowym dokumentem jest orzeczenie wydane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Musi ono potwierdzać potrzebę stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze ekranowym.
Drugim elementem jest dokument potwierdzający poniesienie kosztu zakupu okularów albo szkieł kontaktowych.
Faktura może zostać wystawiona zarówno na pracownika, jak i na pracodawcę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w najnowszych interpretacjach rekomenduje jednak, aby dokument zawierał dane pracownika – imię, nazwisko i adres.
Takie podejście wynika z osobistego charakteru okularów korekcyjnych. Są one przeznaczone dla konkretnej osoby i dopasowane do jej potrzeb zdrowotnych.
Faktura na pracownika a odliczenie VAT
Dyrektor KIS odniósł się również do kwestii podatku VAT w interpretacji indywidualnej z 8 września 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.541.2025.2.MG.
Wskazał w niej, że pracodawca nie ma prawa do odliczenia VAT od zakupu okularów korekcyjnych. Nie nabywa bowiem prawa do rozporządzania nimi jak właściciel. Okulary służą konkretnemu pracownikowi i mają charakter osobisty.
Z tego względu wystawienie faktury bezpośrednio na pracownika stanowi najbardziej przejrzyste i bezpieczne rozwiązanie dla obu stron.
O czym powinien pamiętać pracodawca?
Pracodawca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy pracownik spełnia warunki do otrzymania refundacji. Znaczenie ma czas pracy przy monitorze oraz aktualne orzeczenie wydane w ramach badań profilaktycznych.
Jeżeli lekarz zaleci okulary lub szkła kontaktowe, firma musi zapewnić pracownikowi odpowiednią korekcję wzroku. Może zrobić to poprzez bezpośredni zakup albo zwrot poniesionych wydatków.
Przepisy pozwalają określić wewnętrzny limit dofinansowania, ale jego wysokość nie może być wyłącznie symboliczna. Kwota powinna pozwolić na zakup okularów lub soczewek zgodnych z zaleceniem lekarza.
Warto również precyzyjnie opisać zasady refundacji w przepisach wewnętrznych firmy. Pozwoli to ujednolicić sposób postępowania i zachować równe zasady wobec wszystkich pracowników.
Potrzebujesz wsparcia w obsłudze kadrowo-płacowej, rozliczaniu świadczeń pracowniczych lub prowadzeniu dokumentacji? Skontaktuj się z WRS Sendra Biuro Rachunkowe i Ubezpieczenia. W ramach prowadzonej przez nas księgowości w Ostrowie Wielkopolskim wspieramy przedsiębiorców również w bieżących sprawach kadrowych i rozliczeniach pracowników.
