Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w roku, w którym nabył on do niego prawo. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Jeśli pracownik nie wykorzysta wszystkich dni, przechodzą one na kolejny rok jako urlop zaległy.

Co do zasady pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi, może naruszyć prawa pracownika. Pracownik nie traci jednak niewykorzystanych dni.

Kiedy urlop staje się zaległy?

Jedną z najczęstszych przyczyn przesunięcia urlopu jest czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby. Przepisy wskazują także inne sytuacje, które obowiązkowo zmieniają termin wypoczynku.

Należą do nich odosobnienie związane z chorobą zakaźną oraz powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy. Dotyczy to również terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie. Podobna zasada obowiązuje przy służbie w aktywnej rezerwie przez okres do 3 miesięcy.

Jeżeli pracownik wykorzysta przesunięty urlop jeszcze w tym samym roku, zaległość nie powstanie. Jeśli nowy termin przypadnie już w kolejnym roku, niewykorzystane dni staną się urlopem zaległym.

Pracodawca powinien udzielić takiego urlopu najpóźniej do 30 września kolejnego roku. Pracownik nie musi jednak zakończyć całego wypoczynku przed tą datą. Wystarczy, że rozpocznie zaległy urlop najpóźniej 30 września. Kolejne dni mogą przypadać już w październiku.

Pracodawca nie spełni natomiast tego obowiązku, jeśli 30 września jedynie zaakceptuje wniosek. Sam urlop nie może rozpocząć się dopiero pod koniec października lub w listopadzie.

Jak planować i dzielić zaległy urlop?

Przepisy nie określają osobnych zasad planowania zaległego urlopu. Pracodawca powinien więc stosować podobne reguły jak przy bieżącym wypoczynku.

Jeżeli w firmie obowiązuje plan urlopów, można uwzględnić w nim również zaległe dni. Jeśli pracodawca nie tworzy takiego planu, ustala termin w porozumieniu z pracownikiem.

Pracownik może także wykorzystać zaległy urlop w kilku częściach. Często zaległość obejmuje tylko kilka dni. Czasami jednak jest znacznie większa, np. po długiej chorobie.

Nie ma podstaw, aby w każdym przypadku wymagać 14 kolejnych dni nieprzerwanego wypoczynku w ramach zaległej puli. Przy podziale trzeba jednak pamiętać o terminie 30 września. Pracodawca powinien odpowiednio zaplanować także ostatnią część zaległego urlopu.

Co jeśli pracownik nie może wykorzystać urlopu do 30 września?

Nie zawsze pracownik może rozpocząć wypoczynek w planowanym terminie. Także w przypadku zaległego urlopu mogą wystąpić okoliczności, które wymuszą jego przesunięcie.

Przykładem jest choroba. Jeśli pracownik stanie się niezdolny do pracy w terminie zaplanowanego urlopu, pracodawca będzie musiał wyznaczyć późniejszy termin. Tak samo należy postąpić przy innych obligatoryjnych przyczynach przesunięcia.

Co ważne, zaległy urlop nie przepada po 30 września. Przepisy nie pozbawiają pracownika prawa do wolnego tylko z powodu przekroczenia tego terminu.

Pracodawca nadal musi umożliwić wykorzystanie zaległych dni. Jeśli przeszkodą była choroba lub inna obowiązkowa przyczyna, powinien udzielić urlopu po jej ustaniu.

Co z niewykorzystanym urlopem na żądanie?

Urlop na żądanie stanowi część zwykłego urlopu wypoczynkowego. Pracownik może wykorzystać w ten sposób maksymalnie cztery dni w roku.

Jeżeli z nich nie skorzysta, dni nie przepadają. W następnym roku tracą jednak charakter urlopu „na żądanie” i powiększają pulę zwykłego urlopu zaległego.

Pracownik nie może więc przenieść czterech niewykorzystanych dni i nadal korzystać z nich na żądanie w następnym roku.

Szczególne wątpliwości budzi termin wykorzystania tych dni. Art. 168 Kodeksu pracy przewiduje wyjątek dotyczący urlopu na żądanie. Obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września nie obejmuje tej części urlopu.

Część ekspertów uważa jednak, że po zakończeniu roku niewykorzystane dni tracą swój szczególny charakter. Skoro stają się zwykłym urlopem zaległym, pracodawca powinien według tego stanowiska udzielić ich do 30 września.

Państwowa Inspekcja Pracy prezentuje inne podejście. Według PIP pracodawca nie może wymagać, aby pracownik wykorzystał te dni do końca września. Pracownik powinien wykorzystać je na zasadach ogólnych razem z urlopem za kolejny rok.

Jeżeli więc w poprzednim roku pracownik nie wykorzystał żadnego z czterech dni na żądanie, pracodawca może odmówić wykorzystania właśnie tych czterech dni do końca września.

O czym powinien pamiętać pracodawca?

Pracodawca powinien przede wszystkim kontrolować liczbę zaległych dni i odpowiednio wcześnie planować ich wykorzystanie. Co do zasady pracownik powinien rozpocząć zaległy urlop najpóźniej 30 września kolejnego roku.

Może wykorzystać wolne w kilku częściach. Przepisy pozwalają również przesunąć termin, gdy wystąpią określone przeszkody, np. choroba.

Jeśli pracodawca nie udzieli urlopu do końca września, pracownik nadal zachowa do niego prawo. Pracodawca może jednak naruszyć w ten sposób swoje obowiązki.

Osobnej uwagi wymagają niewykorzystane dni urlopu na żądanie. Przy ich rozliczaniu należy uwzględnić zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i stanowisko PIP.

Potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu urlopów, prowadzeniu dokumentacji pracowniczej lub obsłudze kadrowo-płacowej? Skontaktuj się z WRS Sendra Biuro Rachunkowe i Ubezpieczenia. W ramach prowadzonej przez nas księgowości w Ostrowie Wielkopolskim wspieramy przedsiębiorców także w sprawach kadrowych i rozliczaniu pracowników.