Polskie firmy coraz częściej korzystają z usług świadczonych przez zagranicznych kontrahentów. Dotyczy to między innymi reklam internetowych, licencji, programów komputerowych, narzędzi online, usług programistycznych, konsultingu czy doradztwa biznesowego.

Otrzymanie faktury bez naliczonego podatku VAT nie oznacza jednak, że przedsiębiorca nie ma żadnych obowiązków podatkowych. W wielu takich transakcjach to właśnie polski nabywca musi samodzielnie rozliczyć podatek w Polsce.

Zastosowanie znajduje wtedy mechanizm reverse charge, czyli odwrotnego obciążenia. Zagraniczny usługodawca nie nalicza polskiego VAT, ponieważ obowiązek jego rozliczenia zostaje przeniesiony na nabywcę usługi.

Dlatego przy zakupach od zagranicznych firm warto pamiętać o podstawowej zasadzie: brak VAT na otrzymanej fakturze nie oznacza automatycznie braku VAT do rozliczenia.

Czym jest import usług?

Import usług występuje wtedy, gdy polski przedsiębiorca nabywa usługę od zagranicznego podmiotu, a przepisy nakładają obowiązek rozliczenia podatku VAT na nabywcę.

Podatku nie wykazuje wówczas zagraniczny sprzedawca. Polski przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzić, czy dana transakcja podlega opodatkowaniu w Polsce, ustalić właściwą kwotę podatku oraz prawidłowo wykazać ją w swojej ewidencji.

Kluczowe znaczenie ma miejsce świadczenia usługi. To właśnie ono decyduje, w jakim państwie dana transakcja powinna zostać opodatkowana.

Jeśli miejscem świadczenia jest Polska, a zagraniczny usługodawca nie posiada tutaj siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, obowiązek podatkowy przechodzi na polskiego przedsiębiorcę.

Reverse charge – na czym polega odwrotne obciążenie?

W standardowej krajowej transakcji obowiązek naliczenia i rozliczenia VAT spoczywa na sprzedawcy. Przy imporcie usług mechanizm wygląda odwrotnie.

Zagraniczny kontrahent wystawia dokument bez polskiego VAT, natomiast jego rozliczenia dokonuje nabywca w Polsce.

W praktyce oznacza to, że:

• zagraniczny usługodawca wystawia fakturę bez polskiego podatku,
• polski przedsiębiorca sam wylicza VAT według właściwej krajowej stawki,
• wykazuje podatek należny w ewidencji VAT,
• jeżeli ma prawo do odliczenia, rozpoznaje również VAT naliczony.

Na otrzymanym dokumencie może znaleźć się określenie „reverse charge” lub „odwrotne obciążenie”. Nie jest ono jednak elementem decydującym o sposobie rozliczenia. O obowiązku podatkowym przesądzają przepisy, a nie adnotacja umieszczona na fakturze.

Kiedy faktura od zagranicznego kontrahenta oznacza import usług?

Nie każdy zakup dokonany u zagranicznego przedsiębiorcy należy automatycznie traktować jako import usług. Przed zaksięgowaniem transakcji trzeba sprawdzić, czy zostały spełnione odpowiednie warunki.

Z importem usług mamy do czynienia, gdy usługodawcą jest zagraniczny przedsiębiorca, nie posiada on w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, usługę kupuje przedsiębiorca, a miejscem jej świadczenia jest Polska.

Najczęściej dotyczy to transakcji B2B, czyli zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami.

W praktyce mogą to być między innymi:

• usługi informatyczne,
• reklama i marketing,
• doradztwo,
• licencje,
• biznesowe subskrypcje,
• oprogramowanie,
• usługi księgowe,
• consulting.

W przypadku takich świadczeń najczęściej stosuje się ogólną zasadę wynikającą z art. 28b ustawy o VAT.

Dlaczego trzeba prawidłowo ustalić miejsce świadczenia?

Miejsce świadczenia jest jednym z najważniejszych elementów przy ocenie zakupu zagranicznej usługi. To od niego zależy, w jakim kraju należy rozliczyć podatek oraz kto odpowiada za jego wykazanie.

W relacji B2B co do zasady miejscem świadczenia jest państwo, w którym nabywca prowadzi działalność gospodarczą.

Jeżeli więc polskie przedsiębiorstwo korzysta z usługi firmy z Niemiec, Czech, Wielkiej Brytanii albo Stanów Zjednoczonych, miejscem opodatkowania najczęściej będzie Polska. W konsekwencji polski przedsiębiorca powinien wykazać transakcję jako import usług.

To właśnie ta zasada powoduje, że znaczna część zagranicznych usług kupowanych przez polskie firmy podlega rozliczeniu w polskim VAT.

Kiedy obowiązują inne zasady?

Art. 28b ustawy o VAT jest podstawową regułą stosowaną w transakcjach B2B, ale przepisy przewidują również wyjątki.

Odrębne zasady ustalania miejsca świadczenia mogą dotyczyć między innymi usług:

• związanych z nieruchomościami,
• transportowych,
• restauracyjnych i cateringowych,
• krótkoterminowego wynajmu środków transportu,
• dotyczących wstępu na wydarzenia stacjonarne,
• turystycznych.

W takich przypadkach o miejscu opodatkowania może decydować na przykład położenie nieruchomości, miejsce faktycznego wykonania świadczenia albo miejsce, w którym odbywa się dane wydarzenie.

Dlatego przed zastosowaniem zasady ogólnej trzeba ustalić, czy dana usługa nie należy do jednej z kategorii rozliczanych w szczególny sposób.

Jak krok po kroku rozliczyć import usług?

Prawidłowe rozliczenie zaczyna się od określenia statusu zagranicznego kontrahenta. Należy ustalić, czy sprzedawca jest przedsiębiorcą i działa jako zagraniczny podatnik.

Następnie trzeba ustalić miejsce świadczenia. W przypadku wielu usług nabywanych pomiędzy przedsiębiorcami będzie nim Polska na podstawie art. 28b ustawy o VAT. Zanim zastosuje się tę zasadę, trzeba jednak sprawdzić, czy dla danej usługi nie przewidziano wyjątku.

Kolejnym krokiem jest analiza otrzymanej faktury. Najczęściej nie będzie na niej polskiego VAT. Może znajdować się oznaczenie „reverse charge”, jednak również bez takiej informacji nabywca musi prawidłowo rozpoznać swój obowiązek.

Następnie przedsiębiorca oblicza podatek zgodnie z polską stawką właściwą dla zakupionej usługi i wykazuje go w odpowiedniej ewidencji oraz deklaracji.

Jak ustalić podstawę opodatkowania?

VAT od importu usług oblicza się od podstawy opodatkowania odpowiadającej wartości świadczenia, za które płaci przedsiębiorca.

Pod uwagę bierze się nie tylko samą cenę wskazaną na fakturze. Do wartości transakcji mogą zostać doliczone również dodatkowe koszty bezpośrednio związane z realizacją usługi.

Mogą to być między innymi prowizje, opłaty dodatkowe oraz inne koszty mające wpływ na wartość świadczenia.

Podstawa opodatkowania nie obejmuje natomiast udzielonych rabatów, obniżek i upustów.

Po ustaleniu właściwej wartości należy zastosować polską stawkę VAT odpowiednią dla danego rodzaju usługi.

Faktura w euro lub dolarach – jak przeliczyć import usług?

Zagraniczni usługodawcy często wystawiają faktury w euro, dolarach lub innych walutach. Aby prawidłowo rozliczyć VAT, kwotę należy przeliczyć na złote.

Stosuje się w tym celu średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego.

Właściwe ustalenie kursu ma duże znaczenie. Błąd na tym etapie powoduje nieprawidłowe określenie podstawy opodatkowania, a w konsekwencji również niewłaściwą wysokość wykazanego podatku VAT.

Kiedy trzeba rozpoznać obowiązek podatkowy?

W przypadku importu usług obowiązek podatkowy zasadniczo powstaje w momencie wykonania usługi.

Jeżeli przedsiębiorca zapłaci wcześniej, obowiązek może pojawić się już z chwilą dokonania płatności w części odpowiadającej wpłaconej kwocie.

Moment powstania obowiązku jest ważny z kilku powodów. Decyduje o okresie, w którym należy wykazać VAT, a przy fakturach w walutach obcych ma również wpływ na zastosowany kurs przeliczeniowy.

Czy czynny podatnik faktycznie płaci VAT od importu usług?

Dla czynnego podatnika VAT import usług bardzo często pozostaje neutralny podatkowo.

Przedsiębiorca wykazuje bowiem w tym samym okresie podatek VAT należny oraz VAT naliczony.

Jeżeli zakupiona usługa służy czynnościom opodatkowanym, a przedsiębiorcy przysługuje pełne prawo do odliczenia, obie wartości wzajemnie się równoważą.

Nie oznacza to jednak, że transakcję można pominąć. Nawet jeśli import usług nie powoduje ekonomicznego kosztu VAT, nadal musi zostać prawidłowo wykazany w dokumentacji podatkowej.

Import usług u przedsiębiorcy zwolnionego z VAT

Szczególną uwagę na zagraniczne usługi powinny zwracać osoby korzystające ze zwolnienia z VAT.

Zwolnienie nie oznacza bowiem braku obowiązku rozliczenia importu usług. Przedsiębiorca nadal może być zobowiązany do naliczenia i zapłacenia VAT należnego.

Różnica polega na tym, że podatnik zwolniony nie ma możliwości odliczenia naliczonej kwoty. Podatek staje się więc dla niego rzeczywistym kosztem.

Problem ten często pojawia się przy zakupach reklam internetowych, zagranicznych aplikacji, subskrypcji, narzędzi online i innych usług cyfrowych.

Dlatego także przedsiębiorca niebędący czynnym podatnikiem VAT powinien analizować każdą fakturę otrzymaną od dostawcy spoza Polski.

W jakiej deklaracji wykazać import usług?

Czynny podatnik VAT ujmuje import usług w pliku JPK_V7. Wykazuje w nim podatek należny oraz – jeśli ma takie prawo – podatek naliczony.

Inne zasady dotyczą przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT, który nie składa JPK_V7. W takim przypadku zastosowanie może mieć:

• VAT-8 – jeśli w danym okresie występują wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów lub inne transakcje wymagające tej deklaracji, także wtedy, gdy jednocześnie przedsiębiorca rozlicza usługi,
• VAT-9M – jeżeli obowiązek dotyczy wyłącznie importu usług i nie ma transakcji rozliczanych w VAT-8.

Przy zakupach usług od przedsiębiorców z innych państw Unii Europejskiej należy także pamiętać o wcześniejszej rejestracji do VAT-UE.

Sam obowiązek rozliczenia i zapłaty VAT z tytułu importu usług nie jest jednak uzależniony od posiadania statusu czynnego podatnika VAT.

Czy import usług wykazuje się w informacji VAT-UE?

Sam import usług nie jest wykazywany w informacji podsumowującej VAT-UE.

Zakup należy ująć przede wszystkim we właściwej ewidencji VAT i odpowiedniej deklaracji.

VAT-UE obejmuje określone transakcje wewnątrzwspólnotowe, w szczególności po stronie sprzedaży, a nie sam zakup zagranicznej usługi.

Oznacza to, że nabycie usługi od kontrahenta z państwa UE najczęściej pojawi się w JPK_V7, ale nie zostanie wykazane w informacji podsumowującej VAT-UE.

Kiedy przedsiębiorca powinien zarejestrować się do VAT-UE?

Przed rozpoczęciem współpracy z firmą działającą na terenie Unii Europejskiej należy ustalić, czy transakcja powoduje obowiązek rejestracji do VAT-UE.

Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia.

Rejestracja może być konieczna między innymi wtedy, gdy przedsiębiorca kupuje usługę od kontrahenta z UE albo świadczy usługę dla firmy z innego państwa członkowskiego.

Zgłoszenia dokonuje się poprzez formularz VAT-R.

Po rejestracji przedsiębiorca posługuje się swoim numerem NIP poprzedzonym prefiksem „PL”. Przed dokonaniem transakcji warto również sprawdzić kontrahenta w systemie VIES.

Jakich błędów należy unikać?

Problemy z importem usług najczęściej wynikają nie z samego sposobu obliczenia kwoty podatku, ale z błędnego rozpoznania transakcji.

Do najczęściej popełnianych błędów należą:

• założenie, że faktura bez VAT nie wymaga żadnego rozliczenia,
• niewykazanie importu usług w ewidencji,
• błędne ustalenie miejsca świadczenia,
• brak wymaganej rejestracji do VAT-UE,
• zastosowanie niewłaściwego kursu waluty,
• pominięcie VAT przez przedsiębiorcę korzystającego ze zwolnienia.

Konsekwencją takich nieprawidłowości może być konieczność skorygowania wcześniejszych rozliczeń oraz powstanie zaległości podatkowej.

Import usług i reverse charge – o czym trzeba pamiętać?

Najważniejszym elementem rozliczenia nie jest wygląd zagranicznej faktury, ale właściwe określenie charakteru transakcji.

Trzeba ustalić, kto świadczy usługę, kto jest jej nabywcą oraz gdzie zgodnie z ustawą o VAT znajduje się miejsce jej opodatkowania.

Jeżeli polska firma kupuje usługę od zagranicznego przedsiębiorcy, a miejscem opodatkowania jest Polska, obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na polskim nabywcy.

Przedsiębiorca sam oblicza podatek, wykazuje go we właściwej ewidencji, a jeśli spełnia warunki do odliczenia – ujmuje również VAT naliczony. Na tym w praktyce polega mechanizm reverse charge stosowany przy imporcie usług.

Kupujesz reklamy, oprogramowanie, licencje, subskrypcje albo inne usługi od zagranicznych firm i nie wiesz, jak prawidłowo je rozliczyć? Skontaktuj się z WRS Sendra Biuro Rachunkowe i Ubezpieczenia. W ramach prowadzonej przez nas księgowości w Ostrowie Wielkopolskim pomagamy przedsiębiorcom prawidłowo kwalifikować zagraniczne transakcje i rozliczać związane z nimi obowiązki podatkowe.