Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. podstawową zasadą jest wystawianie faktur korygujących w tym samym trybie, w jakim dokumentowana była dana transakcja. Jeżeli więc sprzedaż podlegała obowiązkowi wystawienia faktury ustrukturyzowanej, również korekta powinna zostać wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura korygująca bez wyjątku musi znaleźć się w systemie. Ustawa o VAT oraz przepisy wykonawcze przewidują konkretne sytuacje, w których korekta może zostać wystawiona lub przekazana poza KSeF.

Wyjątki te należy traktować ściśle. Przed wystawieniem korekty trzeba więc sprawdzić zarówno status podatnika, jak i rodzaj transakcji oraz sposób wystawienia faktury pierwotnej.

Kiedy faktura korygująca może pozostać poza KSeF?

Korekta może być wystawiona albo doręczona poza systemem między innymi wtedy, gdy:

• podatnik nie jest objęty obowiązkiem stosowania KSeF,
• transakcja została objęta szczególną procedurą VAT wyłączoną z KSeF,
• faktura została wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej,
• zastosowanie mają szczególne przepisy lub zwolnienia.

W każdym przypadku trzeba jednak ocenić, czy dana sytuacja rzeczywiście mieści się w jednym z przewidzianych wyjątków.

Podmioty zagraniczne a korekty poza KSeF

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje podatników, którzy nie posiadają w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności.

Tacy zagraniczni podatnicy mogą dokumentować czynności opodatkowane w Polsce poza KSeF, na przykład w formie papierowej albo zwykłej elektronicznej. Dotyczy to również faktur korygujących.

Podobna zasada obowiązuje wtedy, gdy zagraniczny podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w konkretnej transakcji. W takim przypadku, na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, również nie powstaje obowiązek stosowania KSeF.

Oznacza to, że korekta dotycząca transakcji pozostającej poza działalnością polskiego stałego miejsca prowadzenia działalności może zostać wystawiona poza systemem.

Dobrowolne skorzystanie z KSeF przez zagranicznego podatnika

Podmiot zagraniczny, który nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie musi korzystać z KSeF, ale może zrobić to dobrowolnie.

Ma to znaczenie przy późniejszej korekcie.

Jeżeli taki podatnik zdecyduje się wystawić fakturę pierwotną w KSeF, to dotycząca jej faktura korygująca również powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana.

Sam brak ustawowego obowiązku nie pozwala więc w takiej sytuacji wrócić przy korekcie do zwykłego dokumentu elektronicznego albo papierowego.

Procedury szczególne VAT wyłączone z KSeF

Poza KSeF pozostają również faktury wystawiane w związku z niektórymi procedurami szczególnymi określonymi w dziale XII ustawy o VAT.

Dotyczy to:

• nieunijnej procedury OSS,
• IOSS,
• świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

Jeżeli czynność jest rozliczana w jednej z tych procedur, faktura nie jest wystawiana w KSeF. W konsekwencji także jej korekta pozostaje poza systemem.

W przeciwieństwie do zagranicznych podatników rozliczających VAT na zasadach ogólnych, w przypadku tych procedur nie ma możliwości dobrowolnego wystawienia takich faktur w KSeF.

Procedura SME również poza KSeF

Wyłączenie obejmuje także podatników korzystających ze szczególnego zwolnienia wskazanego w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, czyli procedury SME.

Na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 6 ustawy o VAT podmioty korzystające z tego rozwiązania są wyłączone z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Mogą więc stosować faktury papierowe albo zwykłe faktury elektroniczne, a także wystawiać poza KSeF faktury korygujące odnoszące się do takich dokumentów.

Faktury dla konsumentów – KSeF pozostaje dobrowolny

Kolejny istotny wyjątek dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT faktury wystawiane konsumentom nie są objęte obowiązkiem stosowania KSeF.

W relacjach B2C przedsiębiorca może zatem korzystać z systemu dobrowolnie.

Jeżeli faktura dla konsumenta została wystawiona poza KSeF, również jej korekta może zostać przygotowana poza systemem.

Jeśli natomiast podatnik dobrowolnie wystawił fakturę pierwotną w KSeF, co do zasady także korekta powinna zostać wystawiona w tym samym systemie.

Czy korektę można wystawić w KSeF do faktury spoza systemu?

Może dojść również do odwrotnej sytuacji – faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF, a podatnik chce wprowadzić jej korektę do systemu.

Co do zasady jest to dopuszczalne.

Faktura korygująca może zostać wystawiona w KSeF również do faktury pierwotnej sporządzonej poza systemem. Konieczne jest jednak zachowanie spójności danych oraz odpowiednie powiązanie obu dokumentów.

W praktyce rekomendowane jest jednak zachowanie jednolitego sposobu dokumentowania transakcji.

Wyłączenia wynikające ze względów technicznych i organizacyjnych

Kolejne przypadki dokumentowania sprzedaży poza KSeF wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Jeżeli dana faktura korzysta z takiego wyłączenia, również dotycząca jej korekta jest wystawiana poza KSeF.

Poza systemem dokumentowane są określone w rozporządzeniu czynności.

Przejazdy autostradami płatnymi

KSeF nie obejmuje świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, jeżeli są one udokumentowane fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

Dotyczy to dokumentów wystawianych zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT przez podatników uprawnionych do świadczenia takich usług, podmioty działające w ich imieniu i na ich rzecz lub upoważnione osoby trzecie.

Bilety jednorazowe za przewóz osób

Poza KSeF pozostają również określone faktury wystawione w formie biletu jednorazowego za przewóz osób.

Dotyczy to przewozów wykonywanych:

• kolejami normalnotorowymi,
• taborem samochodowym,
• statkami pełnomorskimi,
• środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
• promami,
• samolotami,
• śmigłowcami.

Wyłączenie dotyczy dokumentów posiadających zakres danych węższy niż wynikający z art. 106e ustawy o VAT i wystawianych zgodnie z regulacjami wydanymi na podstawie art. 106o.

Usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego

KSeF nie obejmuje także świadczenia usług kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe.

Chodzi o faktury wystawiane za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych – CRCO Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej EUROCONTROL – w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Wybrane usługi finansowe

Poza obowiązkowym KSeF pozostają również określone usługi finansowe zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT.

Dotyczy to sytuacji, gdy są one dokumentowane fakturami posiadającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o.

Samofakturowanie a brak NIP

Wyłączenie z KSeF obejmuje także dostawy towarów i świadczenie usług dokumentowane w ramach samofakturowania zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany dla danej czynności za pomocą NIP.

Ta sama zasada dotyczy sytuacji, gdy podatnik, który upoważnił nabywcę do wystawiania faktur w swoim imieniu i na swoją rzecz, sam nie jest zidentyfikowany dla danej czynności za pomocą numeru NIP.

Wyjątek występuje przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Jeżeli nabywca wystawiający fakturę w ramach samofakturowania jest zidentyfikowany dla tej transakcji w innym państwie członkowskim UE za pomocą numeru VAT UE, może wystawiać faktury ustrukturyzowane mimo braku obowiązku korzystania z KSeF.

Faktury z kas fiskalnych w 2026 roku

Do końca 2026 r. podatnicy mogą nadal wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących bez konieczności przesyłania ich do KSeF.

Tak samo traktowane są paragony fiskalne do kwoty 450 zł uznawane za faktury uproszczone.

Inaczej wygląda jednak kwestia korekt.

Faktury korygujące do faktur wystawionych przy zastosowaniu kas rejestrujących należy wystawiać już w KSeF. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podatnik może w 2026 r. korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania systemu ze względu na limit sprzedaży fakturowanej wynoszący 10 000 zł.

Korekta paragonu uznanego za fakturę uproszczoną

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone stosuje się przepisy dotyczące korekt faktur.

Faktury korygujące do takich paragonów są wystawiane poza systemem ewidencji stosowanym przy kasach fiskalnych. Z tego względu podlegają obowiązkowemu wystawieniu w KSeF.

Wyłączenie dotyczące faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, wynikające z art. 145n ustawy o VAT, nie znajduje w tym przypadku zastosowania.

Oznacza to, że faktura pierwotna może w 2026 r. pozostać poza KSeF, natomiast wystawiona do niej korekta może już podlegać obowiązkowi wprowadzenia do systemu.

Najważniejsza zasada przy wystawianiu korekt w KSeF

Przy fakturach korygujących nie wystarczy sprawdzić wyłącznie statusu samej korekty. Trzeba przede wszystkim ustalić, na jakiej podstawie została wystawiona faktura pierwotna oraz czy dana transakcja była objęta obowiązkiem KSeF.

Jeżeli dokument pierwotny został obowiązkowo wystawiony w KSeF, również korekta co do zasady powinna trafić do systemu.

Jeśli dana transakcja korzysta z ustawowego lub wynikającego z rozporządzenia wyłączenia, korekta może pozostać poza KSeF.

Szczególnej uwagi wymagają przypadki, w których KSeF jest fakultatywny, a także faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących. W takich sytuacjach sposób wystawienia dokumentu pierwotnego może mieć bezpośredni wpływ na późniejszą korektę.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy prawidłowym wystawianiu faktur i korekt po wdrożeniu KSeF, skontaktuj się z WRS Sendra Biuro Rachunkowe i Ubezpieczenia. W ramach prowadzonej przez nas księgowości w Ostrowie Wielkopolskim pomagamy przedsiębiorcom prawidłowo stosować nowe zasady fakturowania i rozliczeń.