Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi urlopu w roku, w którym nabył on do niego prawo. Jeśli urlop nie zostanie wykorzystany w tym terminie, staje się on urlopem zaległym, który pracodawca musi udzielić najpóźniej do 30 września roku następnego. W przypadku nieudzielenia urlopu, pracownik nie traci do niego prawa.

Co powinni wiedzieć pracodawcy?

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi na kolejny rok jako zaległy. Pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi jego wykorzystanie do 30 września następnego roku. Brak udzielenia zaległego urlopu w tym czasie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Przyczyną, która może wymusić przesunięcie urlopu, jest np. niezdolność do pracy spowodowana chorobą. Inne powody to m.in. izolacja w związku z chorobą zakaźną czy wezwanie na ćwiczenia wojskowe. W takich sytuacjach urlop może być przesunięty na kolejny rok, co oznacza powstanie urlopu zaległego.

Udzielanie urlopu zaległego

Pracodawca powinien tak zorganizować pracę, aby pracownik mógł rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego najpóźniej 30 września. Przepisy nie wymagają jednak, aby urlop był w pełni wykorzystany do tego dnia. Należy jednak pamiętać, że akceptacja wniosku urlopowego 30 września, a faktyczne wykorzystanie urlopu w późniejszych miesiącach, jak październik czy listopad, nie jest prawidłowa.

Ważne

Pracownik powinien rozpocząć korzystanie z zaległego urlopu najpóźniej 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Planowanie urlopu zaległego

Pojawiają się wątpliwości, czy zaległy urlop powinien być planowany razem z nowym urlopem, nabywanym od stycznia. Brak szczególnych przepisów w tym zakresie sugeruje, że zaległy urlop można planować podobnie jak bieżący, w porozumieniu z pracownikiem lub zgodnie z planem urlopów, jeśli taki obowiązuje.

Planowanie urlopu zaległego powinno uwzględniać jego terminowe udzielenie – do 30 września. Istnieje możliwość podzielenia zaległego urlopu na części, podobnie jak w przypadku bieżącego urlopu, jednak nie trzeba zachowywać 14-dniowego nieprzerwanego wypoczynku.

Ważne

Podczas podziału urlopu zaległego ostatnia część musi być udzielona najpóźniej do 30 września.

Korygowanie terminu udzielenia urlopu

Chociaż pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu do końca września, mogą zdarzyć się okoliczności, które to uniemożliwią. W takich przypadkach przyczyna opóźnienia nie może wynikać z wniosku pracownika czy potrzeb pracodawcy. Przykładem niewłaściwego postępowania jest sytuacja, gdy z powodów organizacyjnych urlop zaległy zostaje przesunięty na później, mimo braku uzasadnionych przyczyn.

Urlop zaległy nie przepada

W przypadku niemożności udzielenia zaległego urlopu do końca września, nie oznacza to jego utraty. Pracodawca nadal musi zapewnić jego wykorzystanie w późniejszym terminie, gdy tylko ustąpią okoliczności, które uniemożliwiły jego wcześniejsze udzielenie.

Zaległy urlop na żądanie

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w danym roku swojego urlopu na żądanie, staje się on częścią zaległego urlopu, jednak traci charakter „urlopu na żądanie” i może być udzielony tylko jako zwykły urlop. Mimo że nie dotyczy go obowiązek udzielenia do końca września, zdaniem wielu ekspertów pracodawca powinien to zrobić do tego terminu.

Inne stanowisko prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy, według której pracodawca nie musi wymagać wykorzystania zaległego urlopu na żądanie do końca września, gdyż powinien on być udzielany na ogólnych zasadach wraz z bieżącym urlopem.

Ważne

Niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok jako zwykły urlop zaległy, który nie może być już wykorzystywany na żądanie.