W wielu branżach, szczególnie w rolnictwie, ogrodnictwie czy turystyce, pracownicy sezonowi z zagranicy stanowią ważne wsparcie dla przedsiębiorców. Zatrudnienie cudzoziemca wymaga jednak spełnienia określonych formalności oraz pilnowania terminów wynikających z przepisów. Błędy popełnione już na etapie składania dokumentów mogą skutkować odmową wydania zezwolenia lub utratą możliwości legalnego zatrudnienia pracownika.
Pracodawcy, którzy planują zatrudnienie cudzoziemców, powinni dokładnie znać procedurę uzyskiwania zezwoleń na pracę sezonową oraz obowiązki pojawiające się po uzyskaniu wpisu do ewidencji.
Jak złożyć wniosek o zezwolenie na pracę sezonową?
Za wydawanie zezwoleń na pracę sezonową odpowiada starosta właściwy dla siedziby firmy lub miejsca zamieszkania pracodawcy. Wniosek musi zawierać komplet wymaganych informacji dotyczących zarówno pracodawcy, jak i planowanego zatrudnienia cudzoziemca.
Oprócz podstawowych danych konieczne jest wskazanie daty wjazdu cudzoziemca do strefy Schengen, informacji o jego aktualnym pobycie w Polsce oraz podstawie prawnej przebywania na terytorium kraju. Pracodawca musi również potwierdzić, że cudzoziemiec posiada zapewnione zakwaterowanie oraz wskazać informacje dotyczące przewidywanego płatnego urlopu.
Warto pamiętać, że pierwszeństwo w rozpatrywaniu wniosków mają cudzoziemcy, którzy w ciągu ostatnich pięciu lat wykonywali już pracę sezonową u tego samego pracodawcy na podstawie wcześniejszego zezwolenia.
Legalna praca jeszcze przed wydaniem decyzji
W określonych przypadkach cudzoziemiec może rozpocząć pracę jeszcze przed wydaniem decyzji przez starostę. Dotyczy to osób przebywających w Polsce na podstawie dokumentu innego niż wiza wydana w celu pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego.
Jeżeli pracodawca złoży kompletny wniosek o zezwolenie na pracę sezonową, cudzoziemiec może legalnie wykonywać pracę od dnia złożenia dokumentów aż do wydania decyzji, jednak maksymalnie przez 30 dni.
Obowiązki pracodawcy po wpisaniu wniosku do ewidencji
Po wpisaniu wniosku do ewidencji pracodawca nie może zapominać o kolejnych formalnościach. Jednym z najważniejszych obowiązków jest przekazanie staroście oświadczenia potwierdzającego, że cudzoziemiec faktycznie zgłosił się do pracy.
Niedopełnienie tego obowiązku może mieć bardzo poważne konsekwencje. Jeżeli wymagane oświadczenie nie zostanie złożone w odpowiednim terminie, postępowanie zostanie automatycznie umorzone, a zatrudnienie cudzoziemca nie będzie mogło zostać zalegalizowane.
Szczególną uwagę należy zwrócić na termin 90 dni od wskazanej daty rozpoczęcia pracy. Po jego przekroczeniu wpis do ewidencji traci swoją skuteczność.
Czy można powierzyć cudzoziemcowi inne obowiązki?
Przepisy przewidują możliwość czasowego powierzenia cudzoziemcowi pracy innego rodzaju niż wskazana w zezwoleniu sezonowym. Takie rozwiązanie jest jednak ograniczone do maksymalnie 30 dni i wymaga spełnienia określonych warunków.
Dotyczy ono wyłącznie obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii oraz Ukrainy. Dodatkowo pracownik musi otrzymywać wynagrodzenie nie niższe niż określone w zezwoleniu, a zatrudnienie nie może odbywać się w charakterze pracownika tymczasowego.
Kiedy nie trzeba występować o nowe zezwolenie?
Nie każda zmiana warunków zatrudnienia oznacza konieczność uzyskania nowego dokumentu. Nowe zezwolenie nie jest wymagane między innymi wtedy, gdy strony zmieniają umowę cywilnoprawną na umowę o pracę lub zwiększają wymiar czasu pracy, pod warunkiem zachowania odpowiednich limitów i proporcjonalnego wzrostu wynagrodzenia.
To rozwiązanie pozwala pracodawcom na większą elastyczność przy organizacji pracy bez konieczności ponownego przechodzenia całej procedury administracyjnej.
Przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową
Jeżeli istnieje potrzeba dalszego zatrudnienia cudzoziemca, możliwe jest przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową. Warunkiem jest spełnienie określonych wymogów formalnych oraz zachowanie limitu pobytu.
Łączny okres pracy sezonowej i pobytu cudzoziemca w Polsce nie może przekroczyć 9 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego.
Co istotne, po złożeniu kompletnego wniosku o przedłużenie zezwolenia cudzoziemiec może nadal legalnie wykonywać pracę do momentu wydania ostatecznej decyzji przez urząd.
Dlaczego warto pilnować formalności?
Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców są coraz bardziej szczegółowe, a błędy formalne mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Niedotrzymanie terminów, brak wymaganych dokumentów czy nieprawidłowości we wniosku mogą uniemożliwić legalne zatrudnienie pracownika i narazić firmę na dodatkowe koszty.
Jeżeli zatrudniasz cudzoziemców lub planujesz powierzyć pracę sezonową pracownikom z zagranicy, warto zadbać o prawidłowe przygotowanie dokumentacji oraz bieżące monitorowanie obowiązków wobec urzędów.
W tym zakresie wsparciem służymy w WRS Sendra Księgowość i Ubezpieczenia. Pomagamy przedsiębiorcom w formalnościach związanych z zatrudnianiem pracowników, prowadzeniem dokumentacji kadrowej oraz obsługą księgową firm.
