Wizualizacja nie jest odrębną fakturą, ale nadal ma znaczenie. Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej stanowi pomocniczą formę prezentacji dokumentu zapisanego w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie jest osobną fakturą ani samodzielnym dokumentem podatkowym. Nie oznacza to jednak, że może zostać przygotowana w dowolny sposób.
Podstawowym warunkiem prawidłowego posługiwania się wizualizacją jest jej pełna zgodność z informacjami zapisanymi w KSeF. Jeżeli prezentowane dane różnią się od treści faktury ustrukturyzowanej, może to wprowadzać odbiorcę w błąd i powodować ryzyka podatkowe po stronie podatnika.
Wizualizacja musi odpowiadać danym zapisanym w KSeF
Podatnik powinien zachować należytą staranność zarówno podczas tworzenia wizualizacji, jak i przy jej udostępnianiu. Choć nie posiada ona statusu odrębnej faktury, w praktyce to właśnie na jej podstawie odbiorca najczęściej zapoznaje się z treścią transakcji.
Wizualizacja powinna więc wiernie prezentować wszystkie dane wynikające z faktury ustrukturyzowanej zapisanej w systemie. Jej rolą jest przedstawienie dokumentu w czytelnej formie, a nie tworzenie nowej, niezależnej treści.
Jeśli wizualizacja zawiera informacje inne niż te zapisane w KSeF albo pomija dane potrzebne do prawidłowego odczytania faktury, może prowadzić do błędnej oceny skutków podatkowych transakcji.
Im większa rozbieżność między fakturą zapisaną w KSeF a jej wizualizacją, tym większe ryzyko, że taki dokument zostanie potraktowany jako funkcjonujący samodzielnie w obrocie. Może to wiązać się z konsekwencjami podatkowymi, również wynikającymi z art. 108 ustawy o VAT.
Czy wizualizacja może zawierać dodatkowe informacje?
W wizualizacji można zamieszczać elementy, których nie przewiduje struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej. Mogą to być między innymi informacje handlowe, logistyczne, organizacyjne lub dodatkowe komunikaty dla kontrahenta.
Nie mogą one jednak:
- zmieniać danych zapisanych w KSeF,
- zastępować informacji znajdujących się w fakturze ustrukturyzowanej,
- utrudniać odczytania właściwej treści dokumentu,
- tworzyć alternatywnego obrazu transakcji.
Dodatkowe informacje mogą jedynie uzupełniać wizualizację. Dane wynikające z KSeF stanowią obowiązkowe minimum, które powinno zostać w niej przedstawione w całości.
Wizualizacja nie może zatem pomijać ani modyfikować informacji zawartych w fakturze ustrukturyzowanej.
Wizualizacja faktury w języku obcym
Przepisy nie wykluczają przygotowania wizualizacji faktury w języku obcym. Takie rozwiązanie może być stosowane między innymi w przypadku dokumentów wystawianych dla zagranicznych kontrahentów.
Nazwy towarów, opisy, adnotacje i inne elementy informacyjne mogą zostać przedstawione w innym języku, pod warunkiem że pozostają zgodne z danymi zapisanymi w pliku XML przekazanym do KSeF.
Ponieważ wizualizacja nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów podatkowych, samo przygotowanie jej w języku obcym nie powoduje automatycznie obowiązku sporządzenia tłumaczenia przysięgłego na potrzeby kontroli lub postępowania dotyczącego VAT.
Jak oznaczyć wizualizację udostępnianą poza KSeF?
Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest wykorzystywana poza KSeF, należy odpowiednio ją oznaczyć. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w których wizualizacja zostaje przekazana kontrahentowi poza systemem.
Oznaczenie powinno umożliwiać dostęp do faktury w KSeF oraz sprawdzenie danych zapisanych w systemie. W wizualizacji należy więc umieścić numer KSeF faktury oraz kod QR, jeśli jego zastosowanie jest możliwe. Alternatywnie można wskazać odpowiednią ścieżkę dostępu.
Kod QR powinien być opatrzony właściwym oznaczeniem zawierającym numer KSeF faktury ustrukturyzowanej.
Faktury wystawione w trybie offline
Inne zasady oznaczenia dotyczą faktur wystawionych w trybie offline, które nie zostały jeszcze dostarczone do KSeF, ale są już udostępniane w formie wizualizacji.
W takim przypadku dokument powinien zawierać dwa kody QR:
- kod z oznaczeniem „OFFLINE”,
- kod z oznaczeniem „CERTYFIKAT”.
Takie oznaczenie ma znaczenie do czasu przesłania faktury do systemu.
Dlaczego zgodność wizualizacji z KSeF jest tak ważna?
Wizualizacja jest najczęściej wykorzystywaną przez odbiorców formą zapoznawania się z fakturą ustrukturyzowaną. To na jej podstawie kontrahent odczytuje dane sprzedawcy, nabywcy, przedmiot transakcji, wartości i informacje podatkowe.
Dlatego nawet jeśli nie jest ona odrębnym dokumentem podatkowym, powinna przedstawiać dane w sposób rzetelny i kompletny.
Wszelkie różnice między wizualizacją a plikiem zapisanym w KSeF mogą powodować nieporozumienia w relacjach biznesowych, utrudniać prawidłowe księgowanie dokumentu i zwiększać ryzyko podatkowe.
Podsumowanie
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej ma charakter pomocniczy i nie zastępuje dokumentu zapisanego w KSeF. Powinna jednak dokładnie odzwierciedlać wszystkie dane znajdujące się w systemie.
Może zawierać dodatkowe informacje, również w języku obcym, pod warunkiem że nie zmieniają one ani nie przesłaniają treści faktury ustrukturyzowanej.
Przy udostępnianiu wizualizacji poza KSeF należy pamiętać o prawidłowym oznaczeniu dokumentu numerem KSeF i kodem QR. W przypadku faktur wystawionych offline i jeszcze nieprzesłanych do systemu konieczne jest zastosowanie dwóch kodów QR z oznaczeniami „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu firmy do obsługi faktur ustrukturyzowanych i prawidłowego korzystania z KSeF? Skontaktuj się z WRS Sendra Biuro Rachunkowe i Ubezpieczenia. Pomożemy uporządkować proces wystawiania, odbierania i księgowania dokumentów oraz zadbać o prawidłową obsługę księgową Twojej firmy. Zapewniamy kompleksowe wsparcie w zakresie księgowości w Ostrowie Wielkopolskim.
