Przez długi czas limit transakcji, który obowiązywał przy płatnościach regulowanych za pomocą gotówki wynosił 15 tysięcy euro. Prawo się jednak zmienia, przepisy podlegają ciągłym modyfikacjom. Od 2017 roku wydatki przekraczające 15 tysięcy złotych (opłacane gotówką) nie stanowią już kosztów podatkowych.

Co warto wiedzieć na temat wydatków powyżej 15 tysięcy złotych opłacalnych gotówką?

Obecnie limit płatności gotówkowych, który jest nałożony na podatników wynosi 15 tysięcy złotych. Został on ustalony ustawowo, ze szczegółami można zapoznać się w artykule 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Jeżeli firma realizuje transakcje w obcych walutach, to musi liczyć się z przeliczaniem kwot na polską walutę według aktualnego, średniego kursu Narodowego Banku Polskiego. Łatwo wywnioskować, że każda transakcja wymaga indywidualnego przeliczenia, bo kurs podlega ciałom wahaniom, mniejszym lub większym.

Jeżeli przedsiębiorca ma działalność gospodarczą pozarolniczą, to zgodnie z przepisami nie może zaliczać do kosztów uzyskiwanych przychodów wydatków, które dotyczą kwot transakcji powyżej 15 tysięcy złotych, jeśli nie miało to miejsca z wykorzystaniem rachunku w banku. Płatność gotówką do transakcji będzie stanowiła koszt podatkowy wyłącznie w przypadku, gdy kwota użyta do przeprowadzenia operacji była mniejsza niż 15 tysięcy złotych.

Nawet jeśli kwota przekraczająca 15 tysięcy złotych została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ale w późniejszym czasie płatność nie nastąpiła przelewem (zapłacono gotówką), to podatnik musi liczyć się ze zmniejszeniem kosztów uzyskania przychodów lub ze zwiększeniem przychodów w sytuacji braku możliwości obniżenia kosztów. Do powiększenia przychodów dochodzi także, gdy płatności zostają uregulowane w przyszłych okresach w formie gotówkowej. Podsumowując, kluczową kwestią jest to, jaka była ostateczna forma płatności, która może być odmienna od metody znajdującej się na fakturze.

Co należy wiedzieć o wydatkach przekraczających 15 tysięcy złotych, które zostały opłacone gotówką?

Jeżeli przedsiębiorca uregulował płatność gotówką, a kwota transakcji przekroczyła 15 tysięcy złotych, to poniesione wydatki nie są zaliczane do kosztu podatkowego w sytuacji, gdy dotyczą one zakupu lub wytworzenia środków trwałych (to samo odnosi się do wartości niematerialnych i prawnych). Wydatki powyżej 15 tysięcy złotych opłacane gotówką nie stanowią kosztu podatkowego, jeśli płatność miała miejsce po zmodyfikowaniu formy opodatkowania na zryczałtowaną oraz przy dokonaniu płatności po zlikwidowaniu pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy również wiedzieć, że do zwiększenia przychodów lub zredukowania kosztów dochodzi dopiero po upływie 12 miesięcy. Odbywa się to za dany rok podatkowy, w którym doszło do zamknięcia firmy. Z kolei przy zmodyfikowaniu formy opodatkowania przez przedsiębiorcę na zryczałtowaną zwiększenie przychodów lub zmniejszenie kosztów następuje za poprzedni rok podatkowy, który poprzedził tego typu zmianę. Dla ułatwienia można korzystać z gotowych systemów, które automatycznie informują o możliwości/niemożliwości zaksięgowania faktury, która została opłacona gotówką w kwocie przekraczającej 15 tysięcy złotych.