Wiele firm decyduje się na obdarowanie swoich kontrahentów i klientów prezentami z okazji różnych świąt czy jubileuszy. Jakie konsekwencje podatkowe niosą takie podarunki i w jaki sposób należy je rozliczyć?

Krok 1: Czy zakup prezentu dla kontrahenta można uznać za koszt podatkowy?

Aby wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy, musi spełniać kilka warunków:

• być związany z działalnością firmy, tzn. poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła (czyli musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy),
• być racjonalny – uzasadniony i możliwy do wykazania,
• posiadać odpowiednią dokumentację, np. fakturę lub rachunek,
• nie może figurować na liście kosztów zabronionych.

Warto zwrócić uwagę na to, że wśród kosztów zabronionych wyróżnia się tzw. wydatki na reprezentację.

Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, kosztami reprezentacji są wszelkie działania mające na celu budowanie lub utrzymywanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach innych podmiotów. Celem takich działań jest zazwyczaj pozyskanie nowych kontrahentów lub poprawa warunków negocjacji przy zawieraniu umów. Do wydatków na reprezentację zalicza się przede wszystkim usługi gastronomiczne, zakup alkoholu oraz organizację wystawnych wydarzeń.

Dlatego, jeśli prezenty mają na celu realizację tego rodzaju celów (np. prestiżowe podarunki), nie będą mogły być uznane za koszty podatkowe.

Kiedy prezenty mogą być kosztem podatkowym?

Aby prezenty mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych, muszą spełniać określone warunki. Kluczowym celem takich upominków jest zwiększenie rozpoznawalności marki firmy lub zachęcanie do skorzystania z jej oferty. Zatem, aby podarunki mogły zostać uznane za koszty podatkowe, nie mogą być traktowane jako koszty reprezentacyjne. W praktyce oznacza to, że upominki powinny mieć niewielką wartość (np. kalendarze, długopisy, kubki), być opatrzone logo firmy oraz wręczane szerokiemu gronu odbiorców, np. wszystkim potencjalnym klientom.

Podsumowując, prezenty, które mogą stanowić koszt podatkowy, muszą spełniać następujące kryteria:

• zawierać logo firmy,
• mieć niską wartość,
• być wręczane szerokiemu gronu klientów.

Krok 2: Jak rozliczyć prezent dla kontrahenta w kontekście podatku dochodowego?

Po dokonaniu analizy wydatku, należy poprawnie rozliczyć zakup prezentu w kontekście podatku dochodowego. Zobaczmy to na przykładzie.

Załóżmy, że przedsiębiorca decyduje się podarować kontrahentowi kosz podarunkowy o wartości 1000 zł, w którym znajdują się m.in. słodycze, alkohol i karta upominkowa. Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, taki prezent traktowany jest jako koszt reprezentacji, a nie jako wydatek mający bezpośredni wpływ na osiągnięcie przychodu. Celem jest przede wszystkim kreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, co może wpłynąć na przyszłe relacje z kontrahentem. Zatem ten wydatek nie może zostać uznany za koszt podatkowy.

Mimo że przedsiębiorca nie zalicza tego wydatku do kosztów, kontrahent, który otrzymał prezent, musi uznać go za przychód i odprowadzić należny podatek dochodowy. Dodatkowo, darczyńca zobowiązany jest do złożenia deklaracji PIT-8AR w celu poinformowania urzędów skarbowych o przekazanych prezentach.

Krok 3: Rozliczenie prezentu w kontekście VAT

W przypadku VAT kwestia jest nieco inna. Niezależnie od tego, czy prezent został zakwalifikowany jako koszt reprezentacji czy reklamy, przepisy pozwalają przedsiębiorcy na odliczenie VAT, jeśli wydatek jest związany z działalnością opodatkowaną. Jednak przekazanie prezentu traktowane jest jako dostawa towarów, co wiąże się z koniecznością naliczenia VAT i odprowadzenia go do urzędów skarbowych.

Warto pamiętać, że przedsiębiorca nie musi naliczać VAT, jeśli:

• łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie nie przekracza 100 zł w roku – w takim przypadku trzeba prowadzić szczegółową ewidencję, która pozwoli zidentyfikować odbiorcę,
• jednostkowa wartość prezentu nie przekracza 20 zł – wówczas nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji.

Prezent dla kontrahenta a VAT – Co to oznacza w praktyce?

Na gruncie podatku dochodowego, wydatki na prezenty traktowane są jako koszt reprezentacji, który nie może zostać uznany za koszt podatkowy. Natomiast, w kontekście VAT, przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT od dokonanych zakupów, ponieważ wydatek jest pośrednio związany z działalnością gospodarczą. Należy jednak pamiętać, że w przypadku prezentów, które zawierają alkohol, przedsiębiorca musi traktować przekazanie takich upominków jako dostawę towarów. W związku z tym, obowiązkiem przedsiębiorcy będzie naliczenie VAT i uregulowanie go wobec urzędów skarbowych.

W praktyce oznacza to, że transakcja ma charakter neutralny – przedsiębiorca zarówno naliczy, jak i odprowadzi podatek VAT do urzędów skarbowych, wykazując w JPK_VAT identyczną wartość podatku naliczonego i należnego.