W tym artykule:
- Kiedy obowiązuje limit płatności gotówką 15 000 zł?
- Co oznacza jedna transakcja przy limicie gotówkowym?
- Czy podział płatności na kilka faktur pozwala ominąć limit?
- Jak płatność gotówką wpływa na koszty podatkowe?
- Co jeśli tylko część faktury opłacono gotówką?
- Jak rozliczyć gotówkowy zakup środka trwałego?
- Czy karta, BLIK i split payment spełniają wymóg płatności przez rachunek?
- Czy limit 15 000 zł obowiązuje przy transakcjach z konsumentem?
- FAQ – najczęściej zadawane pytania
Kiedy obowiązuje limit płatności gotówką 15 000 zł?
Podstawę stanowi art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z opisaną zasadą przedsiębiorcy powinni dokonać płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł.
Skutki podatkowe takiej płatności wynikają natomiast z art. 15d ustawy o CIT oraz art. 22p ustawy o PIT. Jeżeli przedsiębiorca zapłaci gotówką za transakcję objętą obowiązkiem płatności przez rachunek, odpowiednia część wydatku nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Limit dotyczy transakcji, w których obie strony są przedsiębiorcami. Nie stosuje się go w taki sam sposób do transakcji B2C, czyli sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem.
Co oznacza jedna transakcja przy limicie gotówkowym?
Przepisy nie zawierają bezpośredniej definicji „transakcji” na potrzeby tego limitu. W praktyce oraz interpretacjach KIS za transakcję przyjmuje się całość zobowiązań wynikających z jednej umowy sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Liczba faktur, płatności czy rat nie musi więc mieć decydującego znaczenia.
Przykładowo zakup maszyny za 20 000 zł stanowi jedną transakcję przekraczającą limit. Podobnie może wyglądać sytuacja przy umowie ramowej przewidującej cztery dostawy po 5000 zł. Łączna wartość wynosi wtedy 20 000 zł.
Inaczej można traktować regularne zakupy, które nie wynikają z jednej umowy określającej łączną wartość. W materiale źródłowym jako przykład wskazano tankowanie samochodu na stacji. Każde tankowanie stanowi w takim przypadku oddzielną transakcję.
Podobnie może wyglądać miesięczna usługa serwisowa za 3000 zł, jeżeli umowa nie określa z góry całkowitej kwoty zobowiązania. W takim przypadku każda faktura może stanowić osobną transakcję.
Czy podział płatności na kilka faktur pozwala ominąć limit?
Nie sama liczba dokumentów decyduje o zastosowaniu limitu. Jeżeli kilka faktur wynika z jednej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł, podział należności nie zmienia charakteru całej transakcji.
Dobrym przykładem jest umowa obejmująca cztery dostawy po 5000 zł. Choć każda pojedyncza dostawa ma wartość niższą od limitu, całość wynikająca z jednej umowy wynosi 20 000 zł. Przy ocenie obowiązku płatności przez rachunek trzeba więc patrzeć na całe zobowiązanie.
Jak płatność gotówką wpływa na koszty podatkowe?
Konsekwencja zależy od tego, jaką część transakcji przedsiębiorca opłacił gotówką.
Jeżeli faktura opiewa na 18 000 zł i cała kwota została uregulowana gotówką, przedsiębiorca nie zaliczy tego wydatku do kosztów podatkowych. Jeśli koszt został wcześniej ujęty w księgach, trzeba go skorygować w miesiącu dokonania płatności gotówkowej.
Jeżeli natomiast faktura na 18 000 zł została opłacona częściowo przelewem, a częściowo gotówką, skutki dotyczą części zapłaconej poza rachunkiem. Przy zapłacie 10 000 zł przelewem i 8000 zł gotówką w kosztach pozostanie 10 000 zł, natomiast 8000 zł trzeba wyksięgować.
Inaczej wygląda faktura na 14 000 zł. Ponieważ wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł, zgodnie z przykładem z materiału źródłowego zapłata całej kwoty gotówką nie powoduje wyłączenia wydatku z kosztów z tego powodu.
Co z zakupem środka trwałego za gotówkę?
Ograniczenie ma znaczenie także przy zakupie środka trwałego.
Jeżeli przedsiębiorca kupi środek trwały za 60 000 zł i całą należność zapłaci gotówką, zgodnie z przedstawionym przykładem nie zaliczy wydatku do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne.
Dlatego przy zakupie maszyn, urządzeń, pojazdów lub innych składników majątku o większej wartości trzeba szczególnie pilnować sposobu uregulowania należności.
Czy karta, BLIK i split payment spełniają wymóg?
Nie każda płatność inna niż tradycyjny przelew oznacza zapłatę gotówkową.
W materiale źródłowym wskazano, że płatność kartą, BLIK-iem oraz w mechanizmie split payment traktuje się jako płatność dokonaną za pośrednictwem rachunku płatniczego.
Inaczej wygląda kompensata wzajemnych zobowiązań. Nie jest ona „płatnością” w tym znaczeniu, jednak przedsiębiorca powinien ją odpowiednio udokumentować.
Jak uniknąć problemów przy większych transakcjach?
Przedsiębiorca powinien już na etapie zawierania umowy sprawdzić jej przewidywaną całkowitą wartość. Jeśli przekracza ona 15 000 zł, warto od razu określić bezgotówkowy sposób regulowania należności.
Trzeba również pamiętać, że późniejsze rozbicie jednej transakcji na kilka płatności lub faktur nie musi zmienić sposobu jej oceny. Istotne jest źródło zobowiązania i łączna wartość całej transakcji.
Jeśli płatność przekraczająca limit zostanie mimo wszystko dokonana gotówką, korektę kosztów należy przeprowadzić w miesiącu faktycznej zapłaty.
Prowadzisz firmę i masz wątpliwości, czy dany wydatek możesz zaliczyć do kosztów podatkowych? Skontaktuj się z WRS Sendra Biuro Rachunkowe i Ubezpieczenia. W ramach prowadzonej przez nas księgowości w Ostrowie Wielkopolskim pomagamy przedsiębiorcom prawidłowo rozliczać wydatki, płatności firmowe oraz podatki PIT i CIT.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o płatności gotówkowe
Czy można zapłacić gotówką fakturę na 20 000 zł?
Jeżeli mamy do czynienia z transakcją pomiędzy przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 000 zł, przepisy wymagają rozliczenia za pośrednictwem rachunku płatniczego. Zapłata gotówką powoduje konsekwencje w zakresie kosztów podatkowych.
Czy faktura na 14 000 zł może zostać opłacona gotówką?
Według przykładu przedstawionego w materiale źródłowym faktura na 14 000 zł opłacona gotówką może zostać zaliczona do kosztów, ponieważ wartość transakcji nie przekracza limitu 15 000 zł.
Co jeśli część faktury powyżej 15 000 zł zapłacę przelewem, a część gotówką?
Z kosztów podatkowych wyłącza się część uregulowaną gotówką. Przykładowo przy fakturze na 18 000 zł, z której 10 000 zł opłacono przelewem, a 8000 zł gotówką, kosztem pozostaje 10 000 zł.
Czy kilka faktur po 5000 zł pozwala uniknąć limitu?
Nie zawsze. Jeżeli wszystkie wynikają z jednej umowy i łączna wartość transakcji przekracza 15 000 zł, traktuje się je jako jedną transakcję niezależnie od liczby faktur.
Czy płatność kartą lub BLIK-iem jest traktowana jak gotówka?
Nie. W materiale źródłowym wskazano, że karta, BLIK oraz split payment są uznawane za płatność przez rachunek płatniczy.
Czy limit 15 000 zł dotyczy zakupów od osoby prywatnej?
Limit opisany w art. 19 Prawa przedsiębiorców dotyczy sytuacji, w której stronami transakcji są przedsiębiorcy.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w tym temacie?
Zobacz powiązane usługi naszego biura rachunkowego i multiagencji ubezpieczeniowej:
Szukasz rzetelnej obsługi księgowej i podatkowej?
Nasi certyfikowani księgowi z ponad 25-letnim doświadczeniem pomogą w rozliczeniu podatków, prowadzeniu KPiR, ryczałtu lub pełnych ksiąg handlowych.