Krok 1: Spisz protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji

Przyjmując zwroty towarów lub uwzględniając reklamacje, niezbędne jest posiadanie:

• protokołu przyjęcia zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę albo
• notatki służbowej lub protokołu nabycia sprawdzającego, jeśli towar jest zwracany w związku z takim nabyciem.

Organy podatkowe akceptują brak podpisu nabywcy na protokole, pod warunkiem że dostawca posiada inne dowody jednoznacznie potwierdzające zwrot towaru i zwrot wynagrodzenia.

Krok 2: Zgromadź dowody potwierdzające dokonanie sprzedaży

W celu dokonania korekty należy posiadać dokument potwierdzający sprzedaż. Jeśli sprzedaż została potwierdzona paragonem fiskalnym lub fakturą elektroniczną, konieczne jest również podanie numeru tego paragonu lub faktury oraz numeru unikatowego kasy.

Możliwe jest przyjęcie zwrotu towaru bez paragonu, o ile istnieją inne dokumenty potwierdzające sprzedaż, takie jak:

• wydruki z terminala (płatności bezgotówkowe),
• dowód zapłaty kartą kredytową,
• dowód dokonania przelewu,
• karta gwarancyjna.

Krok 3: Dokonaj zapisu w ewidencji

Po sporządzeniu protokołu i zgromadzeniu dowodów sprzedaży, można dokonać zapisu w odrębnej ewidencji. Ewidencja powinna zawierać:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru lub usługi,
• termin dokonania zwrotu lub reklamacji,
• wartość brutto zwracanego towaru lub usługi oraz wysokość podatku należnego,
• zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego.

Krok 4: Rozlicz korektę w JPK_V7

Korektę należy zapisać w JPK_V7 na bieżąco, tj. w rozliczeniu za miesiąc, w którym miały miejsce zwroty lub reklamacje. Można to zrobić poprzez:

• jeden zbiorczy zapis na podstawie raportu kasowego i ewidencji korekt, lub
• dwa odrębne zapisy: jeden na podstawie raportu kasowego, a drugi na podstawie ewidencji korekt.

Przestrzeganie tych kroków pozwoli na prawidłowe i zgodne z przepisami dokonanie korekty sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej.