Polscy przedsiębiorcy mogą zatrudniać obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Wystarczy złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które trafia do rejestru prowadzonego przez właściwego starostę. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują jednak przepisy nakładające na pracodawców nowe obowiązki informacyjne – m.in. konieczność zgłaszania podjęcia, niepodjęcia lub zakończenia pracy przez cudzoziemca w ściśle określonych terminach.

Podstawy prawne

Na mocy ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621), cudzoziemcy z wymienionych krajów mogą podjąć zatrudnienie w Polsce bez zezwolenia, o ile pracodawca złoży stosowne oświadczenie w systemie teleinformatycznym. Rejestracją zajmuje się starosta właściwy ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności.

Warunki przyjęcia oświadczenia

Zgłoszenie jest przyjmowane wyłącznie wtedy, gdy spełnione są wszystkie wymagania ustawowe. System automatycznie blokuje możliwość wpisania oświadczenia, jeśli nie odpowiada ono wymogom.

Procedura dotyczy sytuacji, gdy:

• cudzoziemiec pochodzi z jednego z wymienionych państw (Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina),
• praca jest wykonywana w Polsce,
• nie dotyczy to sektorów wyłączonych z tej procedury,
• nie chodzi o funkcje zarządcze czy inne wykluczone przypadki,
• okres zatrudnienia nie przekracza 24 miesięcy,
• rozpoczęcie pracy następuje maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od złożenia oświadczenia.

Oświadczenie obejmuje dane pracodawcy, cudzoziemca i warunki pracy.

Wpis do ewidencji

Starosta po otrzymaniu oświadczenia wpisuje je do ewidencji. Jeśli firma działa w lokalizacji innej niż siedziba, właściwy jest starosta dla miejsca wykonywania działalności. Może on także zmienić datę rozpoczęcia pracy, ale nigdy wcześniej niż dzień po wpisaniu oświadczenia.

Przykład:
Spółka „ABC Budownictwo” z Krakowa zgłosiła zatrudnienie Iwana z Ukrainy. Oświadczenie wpłynęło 24 czerwca 2025 r., a termin rozpoczęcia pracy wskazano na 1 lipca. Starosta dokonał wpisu i ustalił, że pracownik może zacząć 2 lipca – dzień po wpisie.

Decyzja o wpisie lub odmowie musi zostać podjęta w ciągu 7 dni roboczych, a w przypadku postępowania wyjaśniającego – w ciągu 30 dni.

Obowiązki pracodawcy po wpisie

Po uzyskaniu wpisu przedsiębiorca zobowiązany jest do:

1. podpisania z cudzoziemcem umowy zgodnej z oświadczeniem,
2. przesłania kopii tej umowy w języku polskim do starosty,
3. zapewnienia wynagrodzenia co najmniej na poziomie płacy minimalnej lub minimalnej stawki godzinowej,
4. proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia w przypadku zwiększenia wymiaru pracy,
5. przekazania cudzoziemcowi kopii wpisanego oświadczenia.

Na żądanie instytucji kontrolnych (np. PIP, ZUS, Straż Graniczna) pracodawca musi okazać dokumenty w języku polskim lub w tłumaczeniu przysięgłym.

Nowe obowiązki informacyjne

Od czerwca 2025 r. pracodawca musi zgłaszać w systemie:

• podjęcie pracy przez cudzoziemca (w ciągu 7 dni od planowanej daty),
• niepodjęcie pracy (w ciągu 14 dni od planowanej daty),
• zakończenie zatrudnienia.

Brak zgłoszenia skutkuje automatycznym unieważnieniem wpisu. W przypadku awarii systemu powiadomienie trzeba przesłać najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu problemu. Za niedopełnienie obowiązków informacyjnych grozi kara grzywny.