Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania dokumentów sprzedaży w Polsce. Wystawienie faktury nie kończy się już na jej utworzeniu w systemie księgowym – kluczowe jest jej przesłanie do KSeF i uzyskanie numeru systemowego.

Poniżej znajdziesz prostą instrukcję, jak prawidłowo wystawić fakturę w KSeF krok po kroku.

Krok 1: Sprawdzenie uprawnień do KSeF

Zanim wystawisz fakturę, system musi rozpoznać Cię jako osobę uprawnioną.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel ma dostęp automatycznie i może nadawać uprawnienia np. pracownikom lub biuru rachunkowemu.

W spółkach sytuacja wygląda inaczej – konieczne jest wcześniejsze nadanie uprawnień, np. poprzez:

• złożenie zawiadomienia ZAW-FA,
• wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• użycie tokenu lub certyfikatu KSeF.

Bez poprawnie nadanych uprawnień nie będzie możliwe wystawienie faktury w systemie.

Krok 2: Uwierzytelnienie w systemie

Samo posiadanie uprawnień nie wystarcza – konieczne jest zalogowanie się do KSeF.

Można to zrobić za pomocą:

• podpisu zaufanego,
• podpisu kwalifikowanego,
• certyfikatu KSeF,
• tokenu.

Dopiero po uwierzytelnieniu system przypisuje użytkownikowi odpowiednie role i umożliwia dalsze działania.

Krok 3: Wprowadzenie danych faktury

Faktura musi zostać przygotowana w systemie zgodnym z KSeF (np. programie księgowym zintegrowanym z API KSeF).

Należy:

• uzupełnić dane stron transakcji,
• wskazać kwoty, stawki VAT i pozycje faktury,
• dodać wymagane elementy (np. dane faktury pierwotnej przy korekcie).

Można także dodać dane dodatkowe, takie jak:

• termin płatności,
• numer rachunku bankowego,
• dane kontaktowe.

Choć nie są obowiązkowe, znacząco ułatwiają rozliczenia.

Krok 4: Wysłanie faktury do KSeF

Po zatwierdzeniu dokument trafia do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie przechodzi weryfikację.

Sprawdzane są m.in.:

• uprawnienia użytkownika,
• zgodność faktury ze strukturą logiczną XML.

Jeśli dokument zawiera błędy, zostanie odrzucony i nie wywoła skutków podatkowych.

Krok 5: Nadanie numeru KSeF

Jeśli faktura przejdzie poprawnie weryfikację:

• otrzymuje unikalny numer KSeF,
• generowane jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

To najważniejszy moment – dopiero wtedy faktura uznawana jest za wystawioną.

Sama wysyłka dokumentu bez nadania numeru KSeF nie ma skutków prawnych ani podatkowych.

Dlaczego poprawna procedura jest tak ważna?

W KSeF nie wystarczy wystawić faktury – trzeba ją skutecznie zarejestrować w systemie. Błędy na którymkolwiek etapie mogą skutkować:

• nieważnością faktury,
• problemami z rozliczeniem VAT,
• koniecznością ponownego wystawienia dokumentu.

Dlatego warto zadbać o poprawne wdrożenie procesów już teraz.

WRS Sendra – biuro rachunkowe i ubezpieczenia Ostrów Wielkopolski

Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem KSeF lub obsługą księgową firmy?

WRS Sendra – biuro rachunkowe i ubezpieczenia Ostrów Wielkopolski pomoże Ci przejść przez nowe obowiązki bez stresu i błędów.