Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie firmy, które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 1 stycznia 2025 roku, muszą posiadać adres do e-Doręczeń. Wniosek o jego utworzenie można złożyć na portalu Biznes.gov.pl. Należy jednak pamiętać o kilku kluczowych kwestiach, zwłaszcza jeśli wniosek składa pełnomocnik – może być konieczne dołączenie pełnomocnictwa lub jego kopii wraz z dowodem opłaty skarbowej.
Kogo obejmuje obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Obecnie obowiązek ten dotyczy m.in. urzędów, instytucji publicznych oraz nowo powstających firm. Od 1 kwietnia 2025 roku obejmie również przedsiębiorstwa wpisane do rejestru KRS przed 1 stycznia 2025 roku, w tym:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- proste spółki akcyjne,
- spółki europejskie,
- spółki jawne,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki partnerskie,
- spółdzielnie i spółdzielnie europejskie,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
- fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną, jeśli prowadzą działalność gospodarczą i są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy mogą założyć adres do e-Doręczeń na trzy sposoby:
- Biznes.gov.pl – bezpłatny wniosek o adres powiązany z darmową skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy.
- KRS – wniosek składany razem z rejestracją firmy lub zmianą danych (wnioski w KRS są płatne, ale adres do e-Doręczeń nadal jest bezpłatny).
- Komercyjny dostawca – zgodnie z warunkami oferowanymi przez kwalifikowanych dostawców usługi e-Doręczeń.
Kluczowe kwestie przy składaniu wniosku na Biznes.gov.pl
1. Podpisywanie wniosku
- Wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy lub pełnomocnika.
- Można użyć podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub kwalifikowanego.
- Wniosek można podpisać w późniejszym terminie, korzystając z opcji „wiele podpisów”.
2. Pełnomocnictwo
- Jeśli wniosek składa pełnomocnik, którego uprawnienie do działania wynika z KRS, nie trzeba dołączać dokumentu pełnomocnictwa.
- W innych przypadkach należy załączyć pełnomocnictwo podpisane elektronicznie lub jego elektroniczną kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
- Wymagana jest opłata skarbowa, którą należy uiścić na konto urzędu miasta/gminy właściwego dla siedziby firmy.
3. Wyznaczenie administratora skrzynki
- Każdy przedsiębiorca musi wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń, który będzie zarządzał korespondencją.
- Administrator będzie odpowiedzialny za odbieranie i wysyłanie wiadomości, zarządzanie skrzynką oraz nadawanie uprawnień innym użytkownikom.
Nowe obowiązki wymagają od przedsiębiorców podjęcia odpowiednich działań przed 1 kwietnia 2025 roku, aby uniknąć problemów z doręczaniem urzędowych pism drogą elektroniczną.
