Pracodawcy i zleceniodawcy powinni pamiętać, że ustawowy termin przekazania podatnikowi informacji PIT-11 upływa co do zasady z końcem lutego roku następującego po roku podatkowym.

W 2026 roku 28 lutego przypada w sobotę, dlatego termin zostaje przesunięty na poniedziałek 2 marca 2026 r.

Oznacza to, że do tego dnia płatnik musi skutecznie przekazać pracownikowi lub zleceniobiorcy informację PIT-11.

W jakiej formie można przekazać PIT-11?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie narzuca jednej, obowiązkowej formy doręczenia dokumentu podatnikowi. Płatnik ma więc swobodę w wyborze sposobu przekazania PIT-11, dostosowując go do przyjętych w firmie standardów komunikacji.

Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi Ministerstwa Finansów z 27 czerwca 2025 r., dopuszczalne są m.in.:

• udostępnienie dokumentu w systemie kadrowo-płacowym (np. portal pracowniczy),
• przesłanie na adres e-mail (służbowy lub wskazany przez podatnika),
• wysyłka tradycyjna przez operatora pocztowego,
• odbiór osobisty w siedzibie firmy.

Najważniejsze jest to, aby sposób doręczenia był możliwy do udokumentowania.

Obowiązek udokumentowania przekazania PIT-11

Przekazanie informacji PIT-11 jest ustawowym obowiązkiem płatnika. Dlatego kluczowe znaczenie ma posiadanie dowodów potwierdzających, że dokument został przekazany w terminie.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie ma bezwzględnego obowiązku wysyłania PIT-11 listem poleconym, jednak sposób doręczenia musi pozwalać na weryfikację w razie kontroli.

W praktyce dokumentacja może obejmować:

• logi systemowe potwierdzające pobranie dokumentu z portalu pracowniczego,
• potwierdzenia wysłania wiadomości e-mail,
• książkę nadawczą w przypadku przesyłek tradycyjnych,
• podpis podatnika przy odbiorze osobistym.

Brak dowodu doręczenia może stanowić problem podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Dlaczego warto dopilnować terminu?

Niedotrzymanie terminu przekazania PIT-11 może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową. Warto więc odpowiednio wcześniej przygotować dokumenty oraz upewnić się, że sposób ich doręczenia jest prawidłowo udokumentowany.

WRS Sendra Biuro rachunkowe i ubezpieczenia pomoże dopilnować obowiązków podatkowych

Jeśli prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że wszystkie obowiązki wobec pracowników i urzędu skarbowego zostały dopełnione prawidłowo, eksperci WRS Sendra Biuro rachunkowe i ubezpieczenia chętnie pomogą w przygotowaniu i terminowym przekazaniu dokumentów podatkowych.

Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko rozliczenia, ale także bezpieczeństwo podczas kontroli.