Długotrwała praca przy komputerze to codzienność w wielu zawodach. Przepisy BHP nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiedniej ochrony wzroku – dotyczy to nie tylko okularów korygujących, ale od 17 listopada 2023 r. również soczewek kontaktowych. W artykule wyjaśniamy, kiedy i na jakich zasadach przysługuje refundacja, jakie warunki muszą być spełnione oraz jak prawidłowo uregulować te kwestie w firmowych procedurach.
Podstawy prawne
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, a od 17 listopada 2023 r. również soczewki kontaktowe – pod warunkiem spełnienia łącznie trzech warunków:
- Pracownik, praktykant lub stażysta używa w pracy monitora ekranowego.
- Praca przy monitorze zajmuje co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
- Badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą konieczność stosowania okularów lub soczewek w czasie pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach z monitorami ekranowymi).
Obecne przepisy jasno mówią, że lekarz może zalecić wyłącznie soczewki, wykluczając okulary.
Wybór między okularami a soczewkami
- Jeśli lekarz zaleci okulary – pracodawca nie ma obowiązku finansowania soczewek.
- Jeśli lekarz zaleci soczewki – pracodawca musi je zapewnić.
- Decyzja o formie zapewnienia (zakup przez pracodawcę czy refundacja) musi być zgodna z przepisami i zasadą równego traktowania.
Zakres finansowania
Pracodawca nie może ograniczyć się do częściowej dopłaty, jeśli koszt okularów lub soczewek zaleconych przez lekarza przekracza ustalony limit. Wysokość finansowania powinna umożliwiać zakup pełnowartościowego produktu o parametrach medycznych wskazanych w orzeczeniu.
Przykład błędnej praktyki:
Refundacja soczewek tylko w 50% kosztów – może oznaczać niewykonanie obowiązku ustawowego.
Regulacje wewnętrzne
Choć przepisy nie wymagają tworzenia odrębnej procedury, dobrą praktyką jest ujęcie zasad w:
- regulaminie pracy, lub
- odrębnej procedurze refundacji.
Regulacje powinny zawierać:
- listę osób uprawnionych (pracownicy, praktykanci, stażyści pracujący przy monitorze ≥ 50% dnia),
- sposób realizacji obowiązku (zakup lub refundacja),
- wysokość dofinansowania opartą na realnych cenach rynkowych.
Formy zapewnienia
Zgodnie z interpretacją MF z 16.03.2011 r. (DD3/033/30/CRS/11/95) pracodawca może:
- Sam zakupić okulary lub soczewki dla pracownika.
- Zrefundować zakup udokumentowany fakturą wystawioną na pracownika.
Kwota dofinansowania powinna pokryć zakup zgodny z zaleceniem lekarza – np. średniej jakości oprawki lub soczewki o odpowiednich parametrach. W przypadku soczewek koszt może być cykliczny (miesięczny, kwartalny).
Przykład prawidłowych zapisów w regulaminie
- Okulary – do 800 zł raz na 2 lata.
- Soczewki jednorazowe – do 40 zł/miesiąc przez 2 lata.
- Soczewki wielorazowe – do 200 zł/6 miesięcy przez 2 lata.
Warunkiem refundacji jest wniosek pracownika oraz dowód zakupu wystawiony na jego dane.
Podsumowanie:
Pracodawca musi w pełni zapewnić zalecane przez lekarza okulary lub soczewki, niezależnie od tego, czy będą one wykorzystywane także prywatnie. Wewnętrzne regulacje powinny jasno określać zasady, grupy uprawnionych i sposób finansowania, a kwoty dofinansowania muszą odpowiadać realnym cenom rynkowym.
