27 stycznia 2026 r. weszła w życie nowelizacja Kodeks pracy, która wprowadziła istotne zmiany w sposobie przekazywania dokumentacji kadrowej. Część czynności, które wcześniej wymagały wyłącznie formy pisemnej, można obecnie realizować w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zmiana ta ma uprościć obieg dokumentów w firmach i umożliwić szersze wykorzystanie komunikacji elektronicznej między pracodawcą a pracownikiem.
Więcej spraw kadrowych w formie elektronicznej
Nowe przepisy pozwalają, aby wiele wniosków i informacji kadrowych było składanych nie tylko na papierze, ale również elektronicznie – np. poprzez e-mail lub system kadrowy.
Dotyczy to m.in.:
- informacji o monitoringu w miejscu pracy,
- przekazania informacji o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę,
- konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy ze związkami zawodowymi,
- sporządzania rozkładu czasu pracy,
- wniosków pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy lub system weekendowy,
- wniosków o odpracowanie wyjścia prywatnego,
- wniosków o czas wolny za nadgodziny,
- wniosków o urlop bezpłatny,
- potwierdzenia zapoznania się z zasadami BHP.
Warto jednak pamiętać, że zawarcie umowy o pracę oraz zmiana jej warunków nadal wymagają formy pisemnej.
Co oznacza „postać elektroniczna”?
Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy, pojęcie postaci elektronicznej należy rozumieć szeroko. Nie chodzi wyłącznie o dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Za postać elektroniczną może zostać uznany m.in.:
- e-mail zawierający dane umożliwiające identyfikację nadawcy,
- dokument tekstowy przesłany w systemie kadrowym,
- skan podpisanego dokumentu,
- nagranie audio lub wideo zawierające oświadczenie woli.
Najważniejsze jest to, aby możliwe było ustalenie tożsamości osoby składającej wniosek lub oświadczenie.
Zmiany w regulaminach i procedurach firmowych
Nowe przepisy oznaczają także konieczność dostosowania procedur wewnętrznych w firmach.
Pracodawcy powinni pamiętać, że:
- regulaminy nie mogą wymuszać tylko jednej formy składania dokumentów, jeśli przepisy dopuszczają dwie,
- system obiegu dokumentów powinien umożliwiać zarówno komunikację papierową, jak i elektroniczną.
Przykładowo – jeśli pracownik może złożyć wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca nie może wymagać wyłącznie wniosków elektronicznych lub tylko papierowych.
Nowelizacja Kodeksu pracy ma przede wszystkim ułatwić zarządzanie dokumentacją kadrową i przyspieszyć komunikację w miejscu pracy, szczególnie w firmach korzystających z cyfrowych systemów HR.
Potrzebujesz wsparcia w zmianach kadrowych?
Skontaktuj się z nami – WRS Sendra Biuro Rachunkowe w Ostrowie Wielkopolskim pomaga przedsiębiorcom w zakresie księgowości, kadr i ubezpieczeń.
Obsługujemy firmy z Ostrowa Wielkopolskiego i okolic – zarówno jednoosobowe działalności, jak i spółki.
Umów spotkanie lub skontaktuj się z nami:
https://wrssendra.pl/kontakt
