Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. zaczęły obowiązywać nowe wersje struktury logicznej JPK_VAT z deklaracją. Zmiany mają istotne znaczenie dla przedsiębiorców, ponieważ od rozliczenia za luty 2026 r. uzupełniając plik JPK_V7 trzeba będzie podawać nie tylko numer faktury nadany w ramach własnej serii, ale również numer KSeF nadawany przez system po przyjęciu faktury.
Jak podkreślają eksperci WRS Sendra Księgowość i Ubezpieczenia, brak prawidłowego oznaczenia dokumentów w JPK_VAT może skutkować koniecznością korekt, a w przyszłości także sankcjami.
Nowe wersje JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3)
Od 1 lutego 2026 r. obowiązują nowe warianty struktury logicznej JPK_VAT z deklaracją: JPK_V7M(3) dla podatników rozliczających VAT miesięcznie oraz JPK_V7K(3) dla podatników rozliczających się kwartalnie. Struktury te zostały opublikowane 19 grudnia 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.
Nową wersję JPK_V7 podatnicy złożą po raz pierwszy za okres rozliczeniowy luty 2026 r.
Numer KSeF w ewidencji sprzedaży i zakupu
Jedną z kluczowych zmian jest obowiązek wykazywania w JPK_VAT numeru KSeF. Numer ten podatnik otrzymuje po przesłaniu faktury do systemu KSeF i potwierdzeniu jej przyjęcia w postaci UPO. Numer KSeF nie jest elementem pliku XML faktury, lecz odrębnym identyfikatorem, który należy wpisać w kolumnie „Numer identyfikujący fakturę w KSeF”.
Numer ten składa się z 32 znaków i należy go wykazywać zarówno po stronie sprzedaży, jak i po stronie zakupów. Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, aby nie mylić numeru KSeF z numerem referencyjnym UPO – są to dwa różne oznaczenia.
Co zrobić, gdy numeru KSeF jeszcze nie ma?
W sytuacji, gdy w momencie składania JPK_VAT podatnik nie posiada numeru KSeF, konieczne jest zastosowanie jednego z nowych oznaczeń przewidzianych w strukturze JPK_V7(3).
Oznaczenie OFF stosuje się do faktur wystawionych w czasie awarii KSeF, niedostępności systemu lub w sytuacji, gdy z przyczyn leżących po stronie podatnika nie było możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli faktura zostanie przesłana do KSeF przed złożeniem JPK_VAT, należy wykazać już numer KSeF zamiast oznaczenia OFF.
Oznaczenie BFK dotyczy faktur elektronicznych i papierowych wystawionych bez użycia KSeF, np. w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów, gdy nie ma obowiązku wystawiania faktury w systemie.
Oznaczenie DI przeznaczone jest dla dokumentów innych niż faktury oraz dla faktur wystawionych w trybie offline24, które na moment składania JPK_VAT nie posiadają jeszcze numeru KSeF lub nie zostały przesłane do systemu. W takim przypadku podatnik musi wykazać sprzedaż jako czynność opodatkowaną i oznaczyć ją symbolem DI, a po uzyskaniu numeru KSeF dokonać korekty JPK_VAT.
Łączenie oznaczeń w JPK_VAT
Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że oznaczenia DI, RO oraz WEW mogą występować jednocześnie. W strukturze JPK_VAT numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI znajdują się w jednym węźle logicznym. Zastosowanie oznaczenia DI może wymagać dodatkowego wskazania innych oznaczeń, takich jak RO lub WEW po stronie sprzedaży albo VAT_RR czy WEW po stronie zakupu.
Podatnicy nadal będą stosować dotychczasowe oznaczenia, m.in. RO, WEW i FP po stronie sprzedaży oraz VAT_RR, WEW i MK po stronie zakupów. Kod FP do końca 2026 r. będzie stosowany zarówno do faktur ustrukturyzowanych, jak i do faktur wystawianych za pomocą kas rejestrujących, które nie muszą być wystawiane w KSeF.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF oznacza istotne zmiany w ewidencji VAT. Od lutego 2026 r. podatnicy muszą nie tylko stosować nowe wersje JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), ale także prawidłowo wykazywać numer KSeF lub odpowiednie oznaczenia OFF, BFK albo DI. Brak właściwych danych będzie skutkował koniecznością korekt JPK_VAT.
Dlatego przedsiębiorcy coraz częściej korzystają ze wsparcia specjalistów z zakresu księgowości Ostrów Wielkopolski oraz WRS Sendra Księgowość i Ubezpieczenia, aby bezpiecznie przejść przez zmiany związane z KSeF.
