Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm. W związku z tym coraz większego znaczenia nabiera zarządzanie uprawnieniami w systemie. KSeF opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza konieczność uwierzytelnienia i autoryzacji danej osoby w systemie. Oprócz samego podatnika, w systemie może działać również podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna.

Uwierzytelnienie w KSeF

W momencie uwierzytelnienia podatnika w KSeF następuje automatyczne przyznanie mu pełnych uprawnień właścicielskich. Oznacza to, że podatnik ma prawo do:

1. Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
2. Wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz dostępu do nich,
3. Wystawiania faktur w procedurze samofakturowania, jeśli został wskazany przez innego podatnika jako uprawniony do samofakturowania jego sprzedaży.

Sposoby nadawania uprawnień do KSeF

W KSeF przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

1. Elektronicznie – za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie ksef.mf.gov.pl. Podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, aby nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia. Ten sposób jest przeznaczony dla podmiotów mogących uwierzytelnić się elektronicznie.
2. W postaci papierowej – poprzez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (formularz ZAW-FA) do korzystania z KSeF. Ten sposób dotyczy podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w systemie elektronicznie.

Uprawnienia w zależności od statusu podatnika

Podatnik będący osobą fizyczną

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ma możliwość bezpośredniego uwierzytelnienia się w KSeF bez konieczności wcześniejszego zgłaszania. Po zalogowaniu się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego może nadać innym osobom uprawnienia imienne do korzystania z KSeF w odniesieniu do swojej firmy. Może także wygenerować token, który zostanie wprowadzony do systemu komputerowego, z którego będą korzystać uprawnione osoby.

Różnica między uprawnieniem imiennym a tokenem:

• Uprawnienie imienne pozwala na logowanie się konkretnej osobie w różnych systemach obsługujących KSeF.
• Token umożliwia korzystanie z KSeF za pomocą określonego programu, w którym został wprowadzony.

Podatnicy inni niż osoby fizyczne (np. spółki)

W przypadku podatników będących podmiotami innymi niż osoby fizyczne, którzy posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, korzystanie z KSeF jest możliwe na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich. Nie wymaga to wcześniejszego zgłaszania faktu do urzędu skarbowego.

Jeżeli jednak podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (np. spółka cywilna, jawna, komandytowa, z o.o.), konieczne jest złożenie zawiadomienia na formularzu ZAW-FA. Na druku tym można wskazać tylko jedną osobę pełniącą rolę reprezentanta. Reprezentant ma prawo nadawać uprawnienia do KSeF w imieniu podmiotu, który złożył ZAW-FA.

Podsumowanie

Obowiązkowość korzystania z KSeF od 2026 roku wymaga przygotowania firm do nadawania i zarządzania uprawnieniami w systemie. Właściwe zrozumienie zasad nadawania dostępu oraz odpowiednie uwierzytelnienie pozwalają uniknąć problemów z korzystaniem z KSeF, zarówno w przypadku osób fizycznych, jak i podmiotów gospodarczych.