Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie przebiegało etapami. Choć obowiązek korzystania z systemu pojawi się już w 2026 roku, ustawodawca przewidział okres przejściowy, który umożliwia części podatników wystawianie faktur w tradycyjnej formie – papierowej lub elektronicznej (np. PDF).

Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie limitu 10 000 zł brutto miesięcznie dla określonych faktur. W praktyce oznacza to konieczność dokładnego monitorowania sprzedaży, aby nie utracić prawa do wystawiania faktur poza systemem.

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało podzielone na dwa etapy:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla największych przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT.

Jednocześnie do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje przepis przejściowy pozwalający na wystawianie faktur poza KSeF, jeśli wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczy określonego limitu.

Na czym polega limit 10 000 zł?

Limit 10 000 zł brutto miesięcznie dotyczy faktur, które co do zasady powinny być wystawiane w KSeF, ale w okresie przejściowym mogą jeszcze być sporządzane w formie papierowej lub elektronicznej.

Do limitu wlicza się łączną wartość takich faktur w danym miesiącu, razem z podatkiem VAT.

Mechanizm ten ma ułatwić funkcjonowanie firmom, które wystawiają niewielką liczbę faktur B2B lub faktury o stosunkowo niskiej wartości.

Kiedy traci się prawo do korzystania z limitu?

Przepisy są w tym zakresie bardzo restrykcyjne.

Jeśli wystawienie jednej faktury spowoduje przekroczenie progu 10 000 zł brutto, to:

• ta faktura musi już zostać wystawiona w KSeF,
• wszystkie kolejne faktury w tym miesiącu również muszą być wystawiane w systemie.

Co ważne, utrata prawa do korzystania z limitu jest trwała. Oznacza to, że po przekroczeniu limitu przedsiębiorca nie może już wrócić do wystawiania faktur poza KSeF, nawet jeśli w kolejnych miesiącach sprzedaż spadnie poniżej 10 000 zł.

Czy sprzedaż dla konsumentów wlicza się do limitu?

Nie.

Faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) są trwale wyłączone z obowiązkowego KSeF.

Dlatego do limitu 10 000 zł nie wlicza się:

• sprzedaży dla konsumentów dokumentowanej wyłącznie paragonem fiskalnym,
• faktur konsumenckich wystawionych dla osób fizycznych.

Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone

Do limitu nie wlicza się także dokumentów, które korzystają z odrębnych wyłączeń z KSeF.

Dotyczy to m.in.:

• faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących,
• paragonów z NIP do 450 zł, które są uznawane za tzw. faktury uproszczone.

Skoro przepisy pozwalają wystawiać je poza systemem KSeF na innych zasadach, ich wartość nie wpływa na limit 10 000 zł.

Zasada ogólna liczenia limitu

Podsumowując – do limitu 10 000 zł brutto miesięcznie wlicza się wyłącznie te faktury, które:

• powinny być wystawione w KSeF,
• nie korzystają z innych wyłączeń przewidzianych w przepisach.

W praktyce oznacza to, że limit dotyczy głównie standardowych faktur B2B, które nie są objęte żadnymi dodatkowymi wyjątkami.

Dlaczego warto monitorować limit?

Okres przejściowy w KSeF jest dużym ułatwieniem dla mikrofirm i przedsiębiorców wystawiających niewielką liczbę faktur. Jednocześnie jednak wymaga stałego monitorowania sprzedaży w danym miesiącu, aby nie przekroczyć limitu.

Jedna faktura o wyższej wartości może spowodować nieodwracalną konieczność przejścia na wystawianie faktur w KSeF.

Dlatego warto wcześniej przygotować procesy księgowe i systemy sprzedaży tak, aby automatycznie kontrolowały wartość sprzedaży B2B i sygnalizowały zbliżanie się do limitu.

WRS Sendra – biuro rachunkowe i ubezpieczenia Ostrów Wielkopolski

Jeśli masz pytania dotyczące KSeF, faktur elektronicznych lub nowych obowiązków podatkowych, skontaktuj się z nami.

WRS Sendra – biuro rachunkowe i ubezpieczenia Ostrów Wielkopolski wspiera przedsiębiorców w zakresie księgowości, podatków, kadr oraz wdrażania nowych przepisów.