Wraz z obowiązkowym wdrożeniem KSeF przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę nie tylko na prawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale również na obowiązek ich wizualizacji. Wizualizacja faktury (np. plik PDF lub wydruk) nie zawsze jest wymagana, jednak w określonych przypadkach staje się konieczna – szczególnie przy transakcjach z podmiotami zagranicznymi lub osobami fizycznymi.

Ministerstwo Finansów nie narzuca jednego wzoru wizualizacji faktury z KSeF, ale jasno wskazuje zasady, jakie musi ona spełniać. Dla wielu firm to nowe obowiązki organizacyjne, dlatego warto dobrze przygotować się do zmian – najlepiej przy wsparciu specjalistów, takich jak WRS Sendra Księgowość i Ubezpieczenia.

Czym jest wizualizacja faktury z KSeF?

Wizualizacja to czytelna forma prezentacji faktury ustrukturyzowanej, najczęściej w postaci:

• pliku PDF,
• wydruku papierowego.

Nie jest ona fakturą w sensie prawnym – fakturą pozostaje plik XML przesłany i przyjęty przez KSeF. Wizualizacja służy wyłącznie do zapoznania się z treścią dokumentu przez odbiorcę lub do wykorzystania faktury poza systemem KSeF.

Kiedy wizualizacja faktury jest obowiązkowa?

Co do zasady, krajowi podatnicy VAT posługujący się numerem NIP odbierają faktury bezpośrednio w KSeF i wówczas dodatkowa wizualizacja nie jest konieczna. Ustawa o VAT przewiduje jednak sytuacje, w których przedsiębiorca musi przekazać fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony, czyli poza KSeF – najczęściej w formie PDF lub wydruku.

Dotyczy to przede wszystkim transakcji z kontrahentami zagranicznymi, w tym podmiotami, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także podatników z innych państw UE korzystających z procedury SME. Obowiązek wizualizacji pojawia się również wtedy, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacyjnym do celów podatkowych.

W praktyce wizualizacja jest wymagana zawsze wtedy, gdy faktura z KSeF ma być używana poza systemem, np. przekazana klientowi, dołączona do dokumentacji zagranicznej lub wykorzystana w wewnętrznych procesach firmy.

Jak powinna wyglądać prawidłowa wizualizacja faktury?

Ministerstwo Finansów nie wprowadza jednego obowiązującego wzoru wizualizacji. Oznacza to, że przedsiębiorcy oraz dostawcy programów księgowych mogą stosować własne szablony. Kluczowe jest jednak to, aby wizualizacja była w pełni zgodna z danymi przesłanymi do KSeF.

Dokument powinien być czytelny, logicznie uporządkowany i nie może zawierać żadnych rozbieżności względem pliku XML przyjętego przez system. Dopuszczalne jest umieszczanie elementów dodatkowych, takich jak logo firmy czy dane kontaktowe, pod warunkiem że nie wpływają one na treść merytoryczną faktury.

Kody QR – o czym trzeba pamiętać?

Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest używana poza KSeF, wizualizacja musi zawierać odpowiedni kod QR z numerem identyfikującym fakturę w systemie. W przypadku faktur wystawianych w trybie offline, które nie zostały jeszcze przesłane do KSeF, wymagane są dodatkowe oznaczenia, w tym dwa kody QR wskazujące na tryb offline oraz certyfikat.

Brak prawidłowych oznaczeń może prowadzić do problemów przy kontroli podatkowej lub rozliczeniach z kontrahentem.

Podsumowanie

Wizualizacja faktury w KSeF nie jest obowiązkowa w każdej sytuacji, ale w wielu przypadkach przedsiębiorca musi ją zapewnić. Dotyczy to głównie sprzedaży dla osób fizycznych, kontrahentów zagranicznych oraz sytuacji, w których faktura jest wykorzystywana poza systemem KSeF. Choć nie ma jednego wzoru wizualizacji, kluczowe znaczenie ma jej spójność z plikiem XML oraz prawidłowe oznaczenie kodami QR.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma prawidłowo realizuje obowiązki związane z KSeF, warto skonsultować się z ekspertami WRS Sendra – Księgowość Ostrów Wielkopolski, którzy pomogą wdrożyć system w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.