Od 1 lutego 2026 r. wejdą w życie ważne zmiany dotyczące zasad wystawiania faktur uproszczonych, dokumentujących czynności zwolnione z VAT. Nowe przepisy dostosowują je do wymogów KSeF, ponieważ od tego momentu obowiązek e-fakturowania obejmie również podatników zwolnionych z VAT oraz transakcje niepodlegające opodatkowaniu.
Wielu przedsiębiorców już teraz przygotowuje się na nowe regulacje, korzystając ze wsparcia WRS Sendra – Biuro rachunkowe i ubezpieczenia, które prowadzi profesjonalną księgowość Ostrów Wielkopolski WRS, pomagając firmom przejść do KSeF bez problemów.
Dlaczego wprowadza się nowe wymogi dla faktur uproszczonych?
Zmiany wynikają z dwóch kluczowych założeń:
- Objęcia KSeF także podatników i czynności zwolnionych z VAT,
- Wprowadzenia obowiązku identyfikacji nabywcy na fakturze zgodnie z art. 106ba ustawy o VAT.
Nowy obowiązek dotyczy nabywców, którzy:
- są czynnymi podatnikami VAT,
- są osobami prawnymi niebędącymi podatnikami,
- korzystają ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT),
- wykonują czynności zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1),
- są niezarejestrowani jako „podatnik VAT zwolniony”,
- korzystają z procedury SME (art. 113a ust. 1 ustawy o VAT).
Jakie nowe elementy musi zawierać faktura uproszczona przy czynnościach zwolnionych z VAT?
Od 1 lutego 2026 r. faktury uproszczone dokumentujące czynności zwolnione z VAT – wystawiane przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnień przedmiotowych – będą musiały zawierać:
1. Numer identyfikacyjny sprzedawcy na potrzeby VAT (lub NIP)
Dotyczy to:
- faktur ustrukturyzowanych online (KSeF),
- faktur offline (w trybie awaryjnym).
Wyjątek:
➡️ faktury wystawiane poza KSeF nie wymagają podawania NIP sprzedawcy.
2. Numer identyfikujący nabywcę (VAT, VAT UE, lub NIP)
Zasady zależą od statusu nabywcy:
- Jeśli nabywca jest podatnikiem VAT lub osobą prawną – podajemy NIP / VAT UE.
- Jeśli nabywca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT – podajemy jego NIP, o ile go posiada.
- Jeśli nabywca korzysta z procedury SME (art. 113a ust. 1) – wpisujemy indywidualny numer EX.
Faktury wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF
Nie wszystkie faktury uproszczone trafią do KSeF. Bez obowiązku identyfikacji NIP pozostają dokumenty dotyczące:
- usług finansowych zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41).
Te faktury nie wymagają NIP sprzedawcy ani nabywcy.
Zasady dla podatników korzystających z procedury SME
Podatnicy objęci procedurą SME (wyłączeni z KSeF) będą wystawiać faktury uproszczone zawierające:
- indywidualny numer EX zamiast NIP sprzedawcy,
- numer VAT lub NIP nabywcy – jeśli nabywca go posiada.
Od kiedy nowe przepisy obowiązują?
Od 1 lutego 2026 r.
Od tej daty wszystkie faktury uproszczone dokumentujące czynności zwolnione z VAT muszą być zgodne z nowymi zasadami.
Aby uniknąć błędów i sankcji związanych z błędnym dokumentowaniem sprzedaży, warto skorzystać z pomocy specjalistów z WRS Sendra – Biuro rachunkowe i ubezpieczenia, którzy przygotują firmę do pracy w KSeF.
