Czasem jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest anulowanie faktury zamiast wystawiania korekty. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy transakcja w ogóle nie doszła do skutku, a faktura nie została przekazana nabywcy. W takich przypadkach uzgadnianie warunków korekty i kompletowanie dokumentacji bywa problematyczne lub wręcz niemożliwe. Fiskus dopuszcza jednak anulowanie faktury – pod pewnymi warunkami.
Kiedy nie da się wystawić faktury korygującej?
Żeby obniżyć VAT przy pomocy faktury korygującej, sprzedawca musi udokumentować uzgodnienie z nabywcą nowych warunków (np. obniżonej ceny) i mieć dowód, że te warunki zostały spełnione. Jeśli jednak faktura została wystawiona przed faktycznym wykonaniem usługi lub dostawą, a do transakcji w końcu nie doszło i nabywca nie dostał dokumentu – raczej nie będzie chciał uczestniczyć w formalnym uzgadnianiu korekty. W takich przypadkach anulowanie błędnie wystawionej faktury jest uzasadnione i akceptowane przez urzędy skarbowe.
Kluczowe warunki anulowania faktury
Organy podatkowe wskazują dwa warunki, które muszą być spełnione jednocześnie:
- Brak faktycznej realizacji transakcji
Faktura nie może dokumentować faktycznie wykonanego świadczenia. Jeśli usługa została zrealizowana lub towar dostarczono (nawet jeśli potem go zwrócono), nie ma możliwości anulowania – trzeba wystawić fakturę korygującą. - Nieprzekazanie faktury nabywcy
Faktura musi pozostać u sprzedawcy i nie może być wprowadzona do obrotu prawnego. Oba egzemplarze powinny pozostać w dokumentacji wystawcy.
Co na ten temat mówi fiskus?
W interpretacji indywidualnej z 14 czerwca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.282.2023.2.AMA) wskazano, że:
przepisy nie regulują wprost anulowania faktur, ale w praktyce jest ono dopuszczalne w wyjątkowych sytuacjach – wymaga przekreślenia oryginału i kopii oraz dokonania adnotacji uniemożliwiającej ich ponowne wykorzystanie.
Podatnik powinien starannie dokumentować powody anulowania i przechowywać anulowaną fakturę wraz z odpowiednimi oznaczeniami.
Skutki podatkowe anulowania faktury
Anulowana faktura traktowana jest tak, jakby w ogóle nie została wystawiona. To szczególnie ważne w kontekście art. 108 ust. 1 ustawy o VAT – wystawienie faktury z VAT powoduje obowiązek jego zapłaty. Jeśli jednak faktura zostaje skutecznie anulowana (bo dokumentuje transakcję, do której nie doszło), ten obowiązek nie powstaje.
Przykład
Firma wystawiła 10 czerwca 2025 r. fakturę papierową dla krajowego kontrahenta, przewidując odbiór towaru tego samego dnia. Nabywca jednak zrezygnował, informując o tym mailem przed odbiorem. Faktura pozostała u sprzedawcy.
W takiej sytuacji anulowanie jest w pełni uzasadnione – transakcja nie doszła do skutku, a dokument nie został przekazany klientowi.
Jak anulować fakturę papierową?
- Przekreśl oba egzemplarze faktury.
- Dodaj wyraźną adnotację o anulowaniu – najlepiej z datą i przyczyną.
- Zachowaj anulowane faktury w dokumentacji księgowej (nie wolno ich niszczyć ani używać ponownie numeru).
Wartości z anulowanej faktury nie ujmuje się w JPK_V7. Jeśli faktura została omyłkowo wykazana w JPK_V7, należy złożyć korektę, w której już jej nie uwzględnisz.
